Eviralaisuutta rakentamassa

Virastojen fuusiosta yhdessä eteenpäin

Toukokuussa 2006 toimintansa aloittaneen Elintarviketurvallisuusvirasto Eviran perustamisen taustalla on pyrkimys synergiaetuihin. Tavoitteena on myös lisätä toiminnan tehokkuutta ja tuottavuutta yhtenä "pellolta pöytään" -viranomaisena aiemman neljän sijaan.

Hanketta oli valmisteltu pari-kolme vuotta ennen ensimmäisenkään kiven muurausta Viikin uuteen virastotaloon. Henkilökunta oli mukana valmisteluissa monin tavoin alkaen uusien tilojen suunnittelusta. Tilanne konkretisoitui kuitenkin vasta kesällä 2006 kun muutettiin yhteiseen taloon.

Organisaatiota oli hiottu pitkään - ja kivuliaastikin - ennen viraston toiminnan alkua. Päätöksenteon kannalta helpoimmaksi koettu kompromissirakenne pohjautui hyvin pitkälti vanhoihin virastoihin. Samalla täytettiin lainsäätäjän vaatimukset valvonnan, laboratoriotyön ja riskinarvioinnin erottamisesta toisistaan. Se ei valitettavasti luonut kaikkein hedelmällisintä pohjaa yhtenäisen viraston toiminnan kannalta. Viittauksia vanhoihin virastoihin, "meillä EELAssa, meillä KTTK:ssa", kuului vielä pitkin kesää. Vaara reviireistä kiinnipitämiseen vanhoine virkoineen ja henkilötyövuosineen oli ilmeinen.

Haasteena yhtenäisyyden luominen

Uuden hallinnollisen kokonaisuuden muodostaminen ja etenkin sen mieltäminen yhteiseksi, kaikkia hyödyttäväksi asiaksi on alusta alkaen ollut odotetun haasteellista. Yhtenä syynä on eri virastoissa omaksutut toimintatavat ja -kulttuurit. Jälkeenpäin arvioituna olisi ollut helpompaa aloittaa alusta alkaen parhaalla mahdollisella organisaatiolla. Yhtenäisen talon luomiseksi on joka tapuksessa ruhdyttävä suurempiin organisatorisiin muutoksiin. Mitä enemmän aikaa kuluu, sitä vaikeampaa on viedä läpi periaatteelliset muutokset. Näin lienee missä tahansa organisaatiossa. Kyse ei ole vain toimintansa aloittaneen organisaation virtaviivaistamisesta, josta jossakin yhteydessä on puhuttu, vaan periaatteellisemmista ratkaisuista - pakan todellisesta sekoittamisesta - toimintojen mukaan. Nopeita päätöksiä myös odotetaan. Alusta alkaen on ollut selvää, että keskeneräiset asiat harmittavat kaikkia. Erityisesti toiminnan alussa tarvitaan nopeita päätöksiä, jotta asiat hoituisivat sujuvasti.

Koko henkilöstö mukana strategian valmistelussa

Henkilöstön, asiakkaiden ja koko asiakaspalvelun kannalta viraston rakenteellisten muutosten tulee perustua perustehtäviimme ja tavoitteeseen parantaa palvelua ja tehostaa toimintaa. On myös tärkeää huolehtia sujuvasta päivittäisestä toiminnasta, henkilöstön motivaatiosta ja työyhteisön kehittämisestä. Tämän johdosta aloitimme nopeasti koko taloa koskevan strategian valmistelun, jossa on koko henkilöstö mukana. Samanaikaisesti käynnistyi työ substanssikohtaisten alastrategioiden osalta. Määrittelemällä toiminnan painopisteet sopeutamme organisaatiomme vastaamaan meiltä odotettuja tavoitteita. Johdon ja kaikkien esimiesten tulee osata kertoa tästä oikealla, kannustavalla tavalla koko henkilökunnalle. Näin organisatoristen muutosten hyväksyminen on varmasti helpompaa.

Eviran suuri vahvuus on ammattitaitoinen henkilökunta: kansallisella ja kansainvälisellä tasolla eviralaisten osaamista ei kyseenalaista kukaan. Toimintakenttä on hyvin laaja vaativista diagnostisista laboratoriotöistä koko Suomen monenlaisten valvontatehtävien organisoimiseen. Talon sisälläkään ei tunneta vieläkään riittävästi työkavereiden toimintaa ja tehtäviä.

"Tunnemme toisemme, toimimme yhdessä"

Viikin uudet toimitilat ovat upeat ja henkilöstö on niihin hyvin tyytyväinen. Yhteisiä henkilöstötilaisuuksia on ollut helppo ja mukava järjestää omissa tiloissa ja niihin osallistuminen on ollut innostunutta. Kontaktien luomista eri tehtävissä toimivien osaajien välillä - juhlista arkisten asioiden yhdessä pohtimiseen - pyrimme edistämään erilaisin keinoin. Oli hienoa huomata, että henkilöstöstrategiaa valmistelevan yhteistyöryhmän oma visio syksyllä oli hyvin samanlainen: "Tunnemme toisemme, toimimme yhdessä".

Talon yhteisiä hankkeita on ollut paljon menossa alusta alkaen. Strategiatyön lisäksi on aloitettu yhteisen palkkausjärjestelmän rakentaminen. Koska eri organisaatioista tulleilla henkilöillä on ollut kuusi eri palkkausjärjestelmää, on Eviran yhteisen palkkausjärjestelmän aikaansaaminen nopeasti erittäin tärkeää. Jälkikäteen ajatellen olisi ollut hyvä, jos periaatteelliset päätökset uudesta järjestelmästä olisi tehty jo ennen viraston toiminnan alkua. On itsestään selvää, että yhtenäisestä virastosta ei voi puhua ennen kaikille yhtenäistä palkkausjärjestelmää.

Kulmakivenä avoin, ajantasainen viestintä

Asiakaspalvelu on merkittävä osa Eviran toimintaa. Sen yhtenä kulmakivenä on avoin, ajantasainen viestintä. Alusta alkaen olemme tehneet valtavasti töitä sen eteen eri tavoin. Vastaavasti uuden organisaation toimivuus perustuu avoimeen sisäiseen tiedonkulkuun. Yhteisistä asioista tiedottaminen Eviraattorissa, intranetissämme on ollut todella tärkeää. Pääjohtajan blogissa kerrotaan ylimmän johdon ajatuksia käynnissä olevista hankkeista. Tiedon kulkua kaikkia koskevista päätöksistä osasto- ja yksikkökokousissa ei myöskään pidä vähätellä. Tämän päivän johtamiskulttuurissa on itsestään selvää, että johto kiertää yksiköissä ja kahvilassa keskustelemassa ja kuuntelemassa.

Vaikka Viikin toimitilat etsivät vertaistaan ja niissä työskentelee suurin osa eviralaisista, on virastolla pari sataa henkilöä töissä pääkaupungin ulkopuolella. Pelkät sähköpostit tai nettisivut eivät riitä tähän yhteydenpitoon, vaan asioista on keskusteltava myös kasvotusten ja paikan päällä. Myös tähän tarvitaan ylimmän johdon aikaa sekä tapaamisia yli organisaatiorajojen. Toisten työn kunnioittaminen on paljon helpompaa siihen tutustumalla. Siksi yksikkövierailuihin kehotetaan yhdistämällä retkiä tyky-toimintaan.

"Management by innostus"

Takana on vasta alle vuosi uudessa virastossa. Ensimmäinen yhteinen vuosi on luonut hyvän pohjan vahvalle asiantuntijaorganisaatiolle. Sen yhteiskunnallinen vaikuttavuus on suurempi kuin aiempien "emovirastojen" yhteensä. Asiakkaiden ja sidosryhmien odotukse ovat suuret. Myös tulosohjaavat ministeriöt edellyttävät tuloksia ja tehokkuutta selvästi aiempaa enemmän.

Johdon esimerkki yhteisen hyvän kehittämiseksi on ensiarvoisen tärkeää. Johdon vaativana tehtävänä on koko talon töiden priorisointi käytettäviin resursseihin suhteuttaen mukaan lukien kaikilta edellytettävät toimet valtion tuottavuushankkeeseen liittyen. Painopistealueiden kautta eri tehtäväkuvia on muutettava ja tietyistä töistä on myös luovuttava. Samanaikaisesti on pystyttävä pitämään työmotivaatio korkealla ja lisättävä halua yhteistyöhön. Tätä tukemaan ja helpottamaan olemme perustaneet lukuisia yhteistyöryhmiä kehittämään ja yhtenäistämään toimintoja. Toivon, että nämä ryhmät osaltaan edesauttavat eviralaisen työnilon löytämistä ja varmistamista. Samalla ne osaltaan helpottavat ymmärtämään suuren talon tehtäväkokonaisuutta.

Olemme luoneet erilaisia työkaluja yhteistyöhön ja tuleviin toimintoihin ensimmäisten kuukausien aikana paljon, ehkä jopa liian kovalla vauhdilla. Uskon kuitenkin, että mitä nopeammin koko taloa koskevat toiminnot sekä uudet, vahvistetut arvomme ja visiomme ovat osa eviralaista arkipäivää ja tarvittavat organisatoriset muutokset on toteutettu, sen toimivampi, vahvempi ja yhtenäisempi virastomme on. Omana haastavana ajatuksenani on jatkaa "management by innostus" -linjalla ottaen henkilöstö mukaan omaa, hienoa virastoamme kehittämään myös, kun olemme "syvemmällä arjessa". Katsoen aina yhdessä eteenpäin.

 

Jaana Husu-Kallio, pääjohtaja
Elintarviketurvallisuusvirasto Evira

Tulostettava versio