Helsingin yliopisto uudistaa rakennettaan ja johtamisjärjestelmäänsä

Helsingin yliopisto on suurimman muutoksen edessä perustamisensa jälkeen, kun sen vapaus päättää omista sisäisistä asioista lisääntyy.

Oikeusaseman muutos ja irtaantuminen valtiokonsernista edellyttää taloudenpitoon ja taloudelliseen vastuuseen liittyviä toimenpiteitä, mutta tärkeimpänä asiana on kuitenkin pidetty lisääntyvää vapautta päättää omista sisäisistä asioista ja mahdollisuutta vapautua sellaisista koko valtionhallintoa koskevista ohjaus- ja toimintatavoista, jotka kaikkia virastoja koskevina eivät ole edistäneet yliopiston tavoitetta nousta korkeatasoisella tutkimuksella ja opetuksella maailman kärkijoukkoihin.

Uutta yliopistolakia koskevassa lausunnossaan yliopisto totesi, että laki antaa mahdollisuuden yliopiston kehittämiseen "itsehallinnoltaan vahvaksi instituutioksi, jolla on monipuolinen rahoituspohja, määrätietoiset ohjausjärjestelmät ja vahva valmius reagoida ulkoisiin muutoksiin". Tällaisena yliopisto voi tarjota paremmat edellytykset korkeatasoiselle tutkimukselle, opetukselle ja vahvalle vuorovaikutukselle muun yhteiskunnan kanssa ja vahvistaa kykyä pysyä mukana kansainvälisessä kilpailussa aineellisista ja henkisistä voimavaroista.

Laaja joukko mukana valmistelussa

Tavoitteiden toteuttamiseksi yliopisto aloitti valmistautumisen muutokseen jo viime vuoden alkupuolella. Koska uudistus nähtiin suurena mahdollisuutena, suunnitteluun kiinnitettiin laaja joukko vastuullisissa tehtävissä olevia eri toiminta-alueiden asiantuntijoita, johtajia, opiskelijoita ja järjestöedustajia. Erityisesti kaikkien dekaanien mukanaolo on mahdollistanut alusta saakka hankkeen eteenpäinviemisen vuorovaikutuksessa tiedekuntien ja laitosten kanssa kuhunkin tiedekuntaan sopivalla tavalla.

Työtä on tehty rehtorin kutsusta 12 projektiryhmässä. Ryhmät ovat käyneet läpi tehtävä-alueeseensa kuuluvat asiat uudistuksen näkökulmasta. Projektin ohjausryhmänä toimii rehtorin johtama yliopiston johtoryhmä. Vararehtoreiden johdolla tutkimuksen, opetuksen, yhteiskuntasuhteiden, ruotsinkielisten toimintojen sekä henkilöstöasioiden valmistelu on integroitu vuosien 2010 - 2012 strategian valmisteluun. Ryhmissä on tarkasteltu rohkeasti perustehtäviä ja niiden laadun kehittämiseen liittyviä kipupisteitä "uuden yliopiston" näkökulmasta. Hallintojohdon vetäminä on valmisteltu rakenteiden ja talouden selkeyttämistä, johtamisjärjestelmän vahvistamista, hallinto- ja tukipalvelujen laatua ja niihin liittyviä yhteistyöhankkeita, henkilöstön asemaa, urakehitystä ja hyvinvoinnin tukemista sekä tila- ja kiinteistöasioita  - viimeksi mainittuja kiinteässä yhteistyössä opetus- ja valtiovarainministeriön kanssa. Syksyllä perustettu normiryhmä huolehtii yliopiston johtosääntövalmistelusta.

Sisäiseen tiedonkulkuun erityishuomiota

Erityistä huomiota on kiinnitetty sisäiseen tiedonkulkuun ja koko henkilöstön mahdollisuuteen osallistua keskusteluun ja uudistusehdotusten kommentointiin. Sisäisille intranet-sivuille on tuotettu uudistusta koskevaa materiaalia,  mm. toimenpiteiden aikataulu vuoden 2009 loppuun saakka, projektiryhmien tuotokset ja ajantasaisia power-point  -sarjoja keskustelun pohjaksi laitosten ja yksiköiden käyttöön. Rehtori on järjestänyt keskustelu- ja informaatiotilaisuuksia yliopiston neljällä kampuksella ja projektinjohto on osallistunut tähän mennessä keskusteluun noin 200 tilaisuudessa.

Valmistelussa nousivat nopeasti kiireellisimmiksi asioiksi kasvava taloudellinen vastuu, taloudesta vastaavien yksiköiden määrittely, talouden ohjaus, rahoitusmalli ja taloudellisen asiantuntemuksen lisääntyvä tarve. Projektiryhmien yhteinen käsitys oli, että yliopiston rakenne on nykyisellään liian pirstaleinen ja johtajilta puuttuu vastuunkantamiseen liittyvää valtaa. Lisäksi johtajaksi valikoituminen "kukin vuorollaan" -menetelmällä olisi liian sattumanvaraista ottaen huomioon uuteen oikeusasemaan liittyvän taloudellisen vastuun.

Konsistori linjannut periaatteet

Valmistelun pohjalta konsistori päätti 12.11.2008 lähes yksimielisesti yliopistouudistuksen organisaatiorakennetta ja johtamista koskevat periaatelinjaukset.

Keskeisin rakenteeseen vaikuttava periaatelinjaus koski talouden vastuuyksiköiden kokoa. Vastuuyksikön vähimmäisbudjetin tulee jatkossa olla noin 5 miljoonaa euroa, joka sisältää myös täydentävän rahoituksen. Yksikössä on yleensä vähintään 10 professuuria tai tutkimusjohtajan tehtävää. Talouden vastuuyksiköitä ovat laitos, erillislaitos sekä tiedekunta, jossa ei ole laitoksia. Talouden vastuuyksikön ei näin ollen tarvitse olla identtinen opetuksesta ja tutkimuksesta vastaavan yksikön kanssa, mikä mahdollistaa esimerkiksi tiedekuntien yhteiset laitokset. Sallimalla rakenteiden monimuotoisuus uudistusta voidaan toteuttaa toiminnan ehdoilla. Käytännössä päätös tarkoittaa runsaan 40 taloudellista vastuuta kantavan yksikön muodostamista nykyisten lähes sadan laitoksen ja yksikön sijaan.

Suuremmat laitokset ja yksiköt antavat paremmat mahdollisuudet paitsi talouden hallintaan ja voimavarojen tehokkaampaan ja joustavampaan käyttöön, myös uusia mahdollisuuksia yhteistyöhön, monitieteisyyteen ja tieteidenvälisyyteen opetuksessa ja tutkimuksessa. Täydentävän rahoituksen sisällyttäminen budjettiin kiinnittää tutkimushankkeet ja ryhmät entistä tiiviimmin tiedekuntaan ja laitokseen. Tutkimusryhmän, -hankkeen tai -verkoston vastuulliset johtavat tutkijat vastaavat paitsi tutkimuksesta myös taloudesta ja tutkimusryhmän osallistumisesta opetukseen.

 Johtaminen vahvistuu

Johtamisen vahvistamiseksi nykyisin vaaleilla valittavat yliopiston rehtori, dekaanit ja laitosten johtajat valitaan jatkossa hakumenettelyyn perustuen. Johtajilta edellytetään kokemusta paitsi tutkimuksesta ja opetuksesta myös johtamistaitoa. Lisäksi edellytetään, että tehtävässään dekaanit tukevat rehtoria ja laitosten johtajat dekaania yliopistokokonaisuuden strategisen johtamisen vahvistamiseksi.

Lakiluonnoksen mukaan rehtorin valinnasta tekee päätöksen hallitus. Yliopiston päätöksen mukaan rehtori valitsee 1-3 tiedekunnan esittämästä ehdokkaasta dekaanin ja dekaani laitosneuvoston esittämästä 1-3 ehdokkaasta laitoksen johtajan. Sekä rehtori että dekaani voivat palauttaa ehdotuksen. Hakumenettely avaa mahdollisuuden rekrytointiin myös yliopiston ulkopuolelta.

Työnohjausta, muutostukea ja koulutusta

Rakenteelliset muutokset toteutetaan vuoden 2009 aikana. Tiedekunnat valmistelevat esityksensä siten, että yliopiston konsistori voi päättää organisaatiosta ja talouden vastuuyksiköistä tämän vuoden maaliskuussa. Tämä mahdollistaa päättävien elinten ja johtajien valinnan välittömästi uuden yliopistolain voimaantulon jälkeen 1.8.2009.

Nykyisten laitosten yhdistäminen suuremmiksi kokonaisuuksiksi siten, että siitä koituu lisäarvoa toiminnalle, on erittäin suuri haaste. Muutosvaiheessa luodaan uusi kulttuuri ja uudet toimintatavat, mikä edellyttää laitosten vahvaa omaa panosta ja sitoutumista tehtävään. Toimeenpanon onnistumiseksi kiinnitetään erityistä huomiota työhyvinvointiin tarjoamalla kullekin yksikölle ja työyhteisölle soveltuvaa työnohjausta ja muutostukea. Taloudellisen aseman muutos edellyttää kuluvan vuoden aikana myös mittavaa johtajien, asiantuntijoiden ja henkilöstön koulutusta.

Työteliään vuoden kuluttua yliopisto voi toivottavasti aloittaa uuden aikakauden, jossa se hyödyntää täysimääräisesti saamansa vapauden, mutta myös kantaa siihen liittyvän vastuunsa.

Yliopistouudistuksen projektinjohtaja Ulla Mansikkamäki ja projektin erikoisasiantuntija professori Hannu Saloniemi

Tulostettava versio