KYTKENET-ohjelmalla terävöitettiin yhteistoimintakäytäntöjä

Yhteistoiminta ei yksinään tee työelämää laadukkaaksi, mutta sen puuttuminen johtaa väistämättä työelämän laadun heikkenemiseen. Onnistunut osallistaminen palkitaan henkilöstön sitoutuneisuudella ja muutoksen keskelläkin korkeana säilyvällä työtyytyväisyydellä.

Muun muassa tällaisia johtopäätöksiä voi vetää maahanmuuttoviraston, Suomenlinnan hoitokunnan ja ulkoasianministeriön vuosina 2008  ja 2009 yhdessä toteuttamasta KYTKENET-ohjelmasta.  KYTKENETin eli yhteistoiminnan kehittämisverkoston avulla levitettiin työnantajan ja henkilöstön välisen yhteistoiminnan hyviä käytäntöjä valtionhallinnossa. Tavoitteena oli yhteistoimintakäytäntöjen uudistamisen kautta parantaa tuottavuutta, henkilöstöjohtamista ja työelämän laatua osallistujaorganisaatioissa.

Hankkeessa olivat mukana kunkin organisaation työsuojelun ja yhteistoiminnan toimielimissä työnantajaa ja henkilöstöä edustavat jäsenet ja varajäsenet. Ohjelma rahoitettiin valtion työsuojelurahaston tuella. Hankkeessa arvioitiin organisaatioiden yhteistoiminnan tilaa kokonaisuutena integraation, innovoinnin, dialogin ja yhteistoimintaosaamisen näkökulmista.

Tasapainoinen tavoitteisto ohjaa johtamista

Integraationäkökulman avulla selvitettiin tuottavuuden, vaikuttavuuden, henkilöstövoimavarojen ja työelämän laadun tasapainoa organisaatioissa. Hankkeen aikana tehdyn kyselyn tulosten mukaan niin henkilöstön kuin työnantajankin edustajat kokevat, että heillä ei ole riittävästi valtaa tai mahdollisuuksia vaikuttaa oman organisaation tulevaisuuteen ja tavoitteisiin. Useat ratkaisut tulevat organisaation ulkopuolelta, ylhäältä, eikä tehtävissä ole muuta kuin toimeenpanna ne käytäntöön.

Usko strategia-asiakirjojen ohjausvoimaan on heikentynyt merkittävästi viime vuosina, kun valtionhallinnon uudistuksia toteutetaan nopealla aikataululla. Aikaa tai voimia strategioiden laadintaan ja päivittämiseen ei tahdo löytyä. Vuotuinen talousarvio ohjaa toimintaa ja resursseja, mutta vähänkään pidemmän aikavälin strategiseen suunnitteluun se ei anna vastauksia.

Valtion virastoilla ja laitoksilla on vaikeuksia yhdistää tuottavuuteen, vaikuttavuuteen, henkilöstövoimavaroihin ja työelämän laatuun liittyvät tavoitteet yhtenäiseksi, johtamistyötä ohjaavaksi tavoitteistoksi.  Tuottavuuden kehityksen mittaaminen koetaan edelleenkin vaikeaksi. Kaikissa osallistujaorganisaatioissa on panostettu henkilöstövoimavarojen johtamiseen ja kehittämiseen sekä työelämän laadun, erityisesti työhyvinvoinnin, parantamiseen. Vaikuttaa kuitenkin siltä, että pitkäjänteisen ja laadukkaan henkilöstöjohtamisen tuloksellisuutta heikentää jatkuva epävarmuus muuttuvista voimavaroista ja henkilöstövoimavarakysymysten alisteisuus muulle päätöksenteolle.

KYTKENET-ohjelma vahvisti käsitystä siitä, että työelämän laatuun täytyy ja siihen kannattaa panostaa. Yhteistoiminta on tärkeä osa työelämän laatua, mutta kokemusten mukaan sen kyky tuottaa työelämän laatua perustuu siihen, miten hyvin organisaatio huolehtii muista henkilöstöjohtamisen osa-alueista. Yhteistoiminta ei yksinään tee työelämää laadukkaaksi, mutta sen puuttuminen johtaa väistämättä työelämän laadun heikkenemiseen. Yhteistoiminnan yhteyttä työelämän laatuun tulisi korostaa muun muassa valtion yhteistoimintalain uudistamistyön yhteydessä. 

Nopeat muutokset vaativat joustavaa yhteistoimintaa

Innovointinäkökulma tarkastelee organisaatiossa vakiintuneiden yhteistoiminta- ja osallistamiskäytäntöjen toimivuutta ja uudistamistarpeita suhteessa organisaation tavoitteisiin ja muutosvaiheeseen.  Sekä työnantajan että henkilöstön edustajat tunnistavat yhteistoiminnan merkityksen osana organisaation muutoksen johtamista, vaikka nopeissa muutostilanteissa yhteistoiminta jää usein taka-alalle. Yhteistoiminta voi tukea uudistustyötä, mutta vain jos yhteistoimintakäytännöt joustavat tilanteen mukaan. Jäykäksi luutunut ja ideaköyhä yhteistoiminta ei palvele uudistamista.

Kaikista kolmesta organisaatiosta löytyy toimivia henkilöstön osallistamiskäytäntöjä, mutta osallistujaohjauksen suunnittelussa on edelleen parantamisen varaa. Moninaisten hankkeiden ja projektien hallinta on epäilemättä kehittynyt viime vuosina, mutta henkilöstön osallistamiseen ei sittenkään vielä suhtauduta riittävän vakavasti.  Henkilöstöä osallistavien, onnistuneiden hankkeiden taika on siinä, että työnantajalla on riittävästi kärsivällisyyttä ja psykologista silmää ottaa henkilöstönäkökulma huomioon. Onnistunut osallistaminen palkitaan henkilöstön sitoutuneisuudella ja muutoksen keskelläkin korkeana säilyvällä työtyytyväisyydellä.

Yhteistoiminta on vuoropuhelua

Dialoginäkökulman kautta selvitettiin organisaation avainhenkilöiden ja -ryhmien välisen vuoropuhelun merkitystä tavoitteiden muotoilussa ja saavuttamisessa. Hankkeessa selvitettiin yhteistoimintaelinten ja työsuojelutoimikuntien kokous- ja yhteydenpitokäytäntöjä sekä organisaation henkilöstöviestintää.

Yhteistoiminta on asioiden käsittelyyn liittyviä käytäntöjä, mutta myös mielipiteiden muodostamista ja kannanottamista, vuoropuhelua. Itse yhteistoimintamenettelyä ohjaavat lait ja sopimukset, vuoropuhelua puolestaan ihmisten kokemukset, asenteet ja tietoiset tai tiedostamattomat vuorovaikutus- ja viestintäkäytännöt. Onnistunutkaan laki tai sopimus ei tee yhteistoiminnasta vielä osallistujille arvokasta, tärkeää ja mielekästä. Ihmiset ratkaisevat, miten yhteistoiminta toimii edustuksellisissa toimielimissä ja työyhteisöissä.

Hankkeessa mukana olleitten mielestä onnistuneen yhteistoiminnan perusedellytyksiä ovat oikeudenmukainen ja asiallinen kohtelu, mielipiteiden kuunteleminen ja kunnioittaminen sekä aidot vaikuttamismahdollisuudet. Dialogia voidaan parantaa luomalla yhteistoiminnalle selkeät ja yhdessä hyväksytyt toimintamuodot. Yhteistoiminnan vuotuinen suunnittelu, osallistavat ja vuorovaikutteiset kokouskäytännöt sekä yhteistoiminnan kehittäminen arvioinnein antaa yhteistoiminnalle suunnan, rakenteen ja merkityksen. Yhteistoiminnan sisällöllinen kehittäminen on kuitenkin usein kiinni siitä, miten toimielimen puheenjohtaja osaa jakaa vastuuta ja antaa tilaa toisten ajatuksille. Yhteistoimintaakin tulee määrätietoisesti johtaa, mutta korostetun jaetusti.

Yhteistoiminta on osaamista

Yhteistoimintaosaamisen näkökulman avulla selvitetään yhteistoiminta-aktiivien ja tarvittaessa koko johtamisjärjestelmän yhteistoimintatietoutta ja -osaamista. Yhteistoimintaan liittyvät osaamisvaatimukset ovat muuttumassa nopeasti.

Yhteistoimintamenettelyyn tuotavien asioiden laajuus ja monimutkaisuus yhdessä lyhyitten käsittelyaikojen kanssa saavat yhteistoiminta-aktiivit tuskastumaan. Kuormitusta lisää toisinaan myös se, että samoja asioita käsitellään useilla eri organisaatiotasoilla, usein vieläpä samojen henkilöiden kesken. Suurten uudistusten yhteistoimintakäsittely voi kestää jopa vuosia, jolloin ajan tasalla pysyminen teettää työtä. Lisäksi organisaatioitten avainhenkilöt saattavat vaihtua usein, jopa kahden kolmen vuoden välein. Luottamuksen rakentaminen ja yhteistyön sujuvuuden eteen joudutaan tekemään jatkuvasti töitä, mikä voi lisätä yhteistoiminnan jännitteitä.

Yhteistoimintaosaamisen ydintä ei enää ole yhteistoimintalain ja sopimusten tunteminen. Yhteistoiminnan ydinosaamista on tänään tuottavuuden, vaikuttavuuden ja työelämän laadun syy-seuraussuhteiden syvällinen ymmärtäminen sekä taito vaikuttaa oman organisaation johtamisjärjestelmän toimijoihin. Yhteistoiminnan, työsuojeluyhteistoiminnan ja työhyvinvointitoiminnan väliset raja-aidat ovat hämärtymässä.  Tavoitteet, joita näillä organisaation tukijärjestelmillä toteutetaan, ovat pitkälti samansuuntaiset. Tulevaisuudessa on tärkeätä, että henkilöstön työelämän laatua kehitetään valtionhallinnon organisaatioissa entistäkin kokonaisvaltaisemmin, strategisemmin. Kokonaisvaltaisuus taas edellyttää tiivistä koordinointia ja vähien resurssien yhteensovittamista.

Yhteistoiminnan työvälineet käyttöön

Yhteistoiminnan kokonaisarvioinnin lisäksi KYTKENET-ohjelman tavoitteena oli luoda jokaiselle osallistujaorganisaatiolle yhteistoiminnan suunnitteluun ja arviointiin liittyviä käytännön työvälineitä. Tällaisia työvälineitä tunnistettiin ja kehitettiin useita: yhteistoiminnan toimintasuunnitelma, vuotuinen toimintakertomus, vuosikello ja yhteistoimintaelimen itsearviointimalli.  Yhdessä nämä välineet luovat hyvän perustan ennakoivalle ja oikea-aikaiselle yhteistoiminnan toteutukselle.  Yhteistoiminta voidaan näiden työvälineiden avulla yhdistää saumattomasti viraston tai laitoksen toiminnan suunnitteluun ja arviointiin.

Kunkin viraston tai laitoksen tarpeisiin räätälöidyt yhteistoiminnan ohjausvälineet helpottavat yhteistoiminnan arkea monin tavoin. Jo toimintasuunnitelma vuosikelloineen voi helpottaa yhteistoiminta-asioiden käsittelyä ja allokointia. Huolella ja yhdessä laadittu suunnitelma aikatauluineen voi osaltaan helpottaa kiireen tunnetta. Hyvällä asioiden käsittelyn allokoinnilla luodaan tilaa yhteistoiminta-asioiden valmistelulle ja asiakirjoihin perehtymiselle.

Jari Salomaa
KYTKENET-ohjelman työelämäkehittäjä, Pro Human Resources Oy

Tulostettava versio