Kaukana mutta lähellä

Videoneuvottelut säästävät aikaa, rahaa ja ympäristöä. Monissa yrityksissä ne ovat jo arkipäivää ja kohta myös valtionhallinnossa.

Videoneuvottelujen suosio on kasvanut räjähdysvauhtia viime kuukausina. Julkishallinnossa videoneuvottelujen käyttöönottoa vauhdittavat valtion matkustusstrategian toimeenpano ja tammikuussa julkaistu JHS-suositus.

Helsingin yliopiston Opetusteknologiakeskuksessa videoneuvottelutilojen ja -palvelujen kysyntä on miltei riistäytynyt käsistä.

- Meillä on kolme videoneuvottelulaittein varusteltua koulutustilaa, jotka ovat varattuja päivittäin. Viimeisen kuukauden aikana meillä on ollut 70 tuntia videoneuvotteluja, kertoo verkkopedagogiikan asiantuntija Kari Tuononen.

Opetusteknologiakeskus tarjoaa yhdessä yliopiston tietotekniikkaosaston kanssa videoneuvotteluja yliopiston henkilöstölle ja muille yhteisöille avaimet käteen -periaatteella.

- Me hoidamme tekniikan, kokousosallistujan ei tarvitse muuta kuin tulla ajoissa paikalle. Palvelun kysyntä on kasvanut puolen vuoden aikana niin paljon, että saa nähdä, miten pitkään sitä pystytään näillä henkilöresursseilla järjestämään. Videoneuvottelut eivät ole enää mitään pilotointia vaan raakaa mättöä, Tuononen naurahtaa.

Työhaastattelukin etänä?

Videoneuvotteluteknologia on kehittynyt harppauksin viime vuosien aikana. ISDN-yhteyksillä muodostetuista kahdenvälisistä, vaatimattomalla kuvan ja äänen laadulla toimivista neuvotteluista on siirrytty teräväpiirtokuvalla ja stereotasoisella äänellä toimiviin monipisteneuvotteluihin, joissa jokainen voi samanaikaisesti nähdä muut neuvotteluun osallistujat tai valita haluamansa ruutunäkymän.

- Laitteiden hinnat ovat tulleet alas, yhteydet ovat nopeampia, laatu ja luotettavuus ovat parantuneet selkeästi, videoviestinnän parissa jo 90-luvun alkupuolelta saakka työskennellyt Tuononen luettelee.

Erityisesti hän painottaa nykylaitteiden helppokäyttöisyyttä ja ottaa sanojensa takeeksi hetkessä yhteyden kollegaansa Oulun yliopiston sähkö- ja tietotekniikkaosastolla. Soitto kohdelaitteen IP-osoitteeseen ja taulutelevision ruudulle ilmestyy reaaliaikaista kuvaa kokoustilasta, joka sijaitsee reilun 600 kilometrin päässä.

- No terve, mitä Helsinkiin kuuluu? atk-suunnittelija Terho Lauri tiedustelee pöydän takaa Oulussa.

Ääni tulee puhujan suunnasta ja kuva on niin tarkka, että tuntuu kuin olisimme samassa tilassa, yksien seinien sisällä. Parilla kaukosäätimen painalluksella neuvotteluun voisi poimia osallistujia eri puolilta maailmaa. Osallistujapisteiden määrä voi olla suurikin. Sitä varten on kehitetty videoneuvottelusilta, joka muodostaa yhteyden osallistujien välille.

Tuonosen mukaan videoneuvottelut sopivat parhaiten niin sanottuihin rutiinipalavereihin, mutta voi niitä hyödyntää monessa muussakin.

- Helsingin yliopistossa on järjestetty muun muassa työhaastatteluja videoneuvottelujen avulla, kun haastateltavat ovat tulleet eri puolilta Eurooppaa. Videoneuvottelun avulla ei tarvitse tehdä parin tunnin takia parin päivän reissua.

Tehokkaimmin videoneuvottelut toimivat kuitenkin silloin, kun osallistujat ovat usein yhteydessä toistensa kanssa ja ovat mahdollisesti tavanneet jo ennalta kasvokkain. Tuononen korostaa myös puheenjohtajan roolia virtuaalikokouksessa.

- Hän jakaa puheenvuoroja ja vie neuvottelua eteenpäin. Myös asialista on syytä suunnitella tarkkaan etukäteen, ja siinä mielessä videoneuvottelu ei välttämättä ole paras ratkaisu niin sanotuissa brainstorming-palavereissa, joissa pitää luoda paljon jotain uutta.                                                             

Tehdäänkö itse vai ostetaanko palveluna?

Valtionhallinnon henkilökunta voi hankkia videoneuvottelulaitteita Hanselin voimassa olevan esitystekniikan puitejärjestelyn avulla.

- Se kattaa laajan valikoiman videoneuvottelulaitteita, mutta ei vielä ulkoistettuna palveluna ostamista, kertoo Hanselin tietohallinnon hankinnat -yksikön päällikkö Timo Rantanen.

Palvelun ostamisesta tehdään parhaillaan esiselvitystä, mutta ennen kuin yhteiseen, kaikille helppokäyttöiseen ratkaisuun päästään, on tehtävä vaikeita valintoja.

- Videoneuvottelulaitteiden ja -palveluiden ostaminen riippuu paljon siitä, kuka toiveen esittää. Esimerkiksi viestinnän ammattilaiset saattavat esittää, että oman tietohallinnon olisi tarjottava videoneuvottelua palveluna organisaation sisällä. Tietohallinto taas saattaa haluta videoneuvottelun ostamista ulkoistettuna palveluna. Ensimmäinen haaste on siis ratkaista se, tehdäänkö itse vai ostetaanko palveluna.

Toinen haaste liittyy siihen, että videoneuvottelupalveluiden markkinat eivät ole vielä loppuun asti standardoituja.

- Yhteyden ottaminen palvelusta toiseen saattaa tulla kalliiksi, mikäli toimittaja perii minuuttikohtaisia maksuja. Lisäksi osaan laitteista ei saada yhteyksiä kaikista laitteista, ja on myös palvelutoimittajakohtaisia rajoituksia. Palvelutarjontamarkkinat ovat vielä suunnilleen siinä vaiheessa, missä oltiin GSM:n alkuaikoina: tekstiviestit kulkivat vain jos sinulla ja kaverillasi oli saman operaattorin liittymä. Todellinen hittituote tekstiviesteistä tuli vasta, kun operaattorit avasivat verkkonsa niin, että viestit kulkivat operaattorilta toiselle ilman lisämaksuja.

Yhteistä ratkaisua videoneuvottelupalveluiden käytöstä valtionhallinnossa suunnitellaan kevään aikana. Tavoitteena on saada puitejärjestely aikaan alkusyksyyn 2009 mennessä.

- Tarjouspyyntö on alustavasti suunniteltu julkaistavaksi vielä ennen kesää, Rantanen sanoo.

Tuuli Virta

Tulostettava versio