Valtiotyönantaja 2/2009

VTT:n kokemuksia matkahallinnon kehittämisestä

VTT on tehnyt matkahallinnon kehittämistyötä eri muodoissa jo 2000-luvun alusta lähtien. Työtä voidaan pitää hyvänä esimerkkinä matkustusstrategian mukaisista käytännöistä.

Vielä 2000-luvun alkupuolella matkustus oli kunkin matkustajan ja hänen lähisihteerinsä parityöskentelyä, jossa matkustajan kutakin matkaa kilpailutettiin useammastakin matkatoimistosta. Matkalaskuja tehtiin manuaalisesti yhdessä matkasihteerin kanssa, ja kyseinen dokumentti siirrettiin sitten talon sisällä hyväksyntään, erillisiin asia- ja numerotarkastuksiin, jälleenlaskutuksiin, maksatuksiin, kirjanpitoon ja arkistointiin.

Kontaktipintojen määrä oli suuri, ja matkustukseen liittyvät kuitit ja tositteet muodostivat leijonanosan sisäisestä postista. Monesti myös maksatus saattoi viivästyä pitkään vain siksi, että esimerkiksi loma-ajat tai työmatkat sijoittuivat peräjälkeen eri käsittelijöillä, jolloin matkalaskun kierto saattoi kestää pahimmillaan kuukausia.

Rondon sähköistäessä laskujen käsittelyn lähetettiin matkalaskuihin liittyvät kuitit erikseen skannattaviksi. Tällöin osa prosessista sähköistyi, mutta vaikka matkalaskut käytettiin ja täytettiin Travel- järjestelmässä, niin edelleen jatkokäsittely tapahtui manuaalisesti ja useimmiten paperilla useammassakin eri vaiheessa.

Impulssi kehittämiseen Tiedeyhteisöltä

Jo vuonna 2002 CSC (Tieteen tietotekniikan keskus), GTK (Geologian tutkimuskeskus), KCL (Keskuslaboratorio Oy), TKK (Teknilinen korkeakoulu) ja VTT muodostivat pääjohtajiensa ehdotuksen pohjalta ostokonsortion, jonka tavoitteena oli kilpailuttaa matkatoimistot. Tavoitteena oli yksi yhtenäinen sopimus matkatoimiston kanssa. Sitä kautta tuli mahdollisuus hyödyntää järjestelmäliittymiä henkilötietoaineistojen siirrossa sekä tehdä yhteisiä tuottajasopimuksia muun muassa lentoyhtiöiden ja hotellien kanssa. Näiden Otaniemen Tiedeyhteisön erinomaisten yhteistyövuosien aikana voitiin jo todentaa niin prosessi-, turvallisuus- kuin kustannushyötyjä, kun henkilötietoaineistot kulkivat sähköisesti vain yhteen matkatoimistoon ja sitä kautta Online-varausjärjestelmään.

Myös muuta hyötyä alkoi nousta esiin, kun matkalaskutuksessa siirryttiin verkkolaskutukseen. Siitä syntyi prosessisäästöjä ja vastaavasti uusien tuottajasopimusten lentohinnoissa sekä hotellimajoituksissakin pystyttiin realisoimaan selkeä taloudellinen etu.

Online-varausjärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2004, ja jo vuonna 2005 matkasihteerit varasivat VTT:n ulkomaan lentolipuista 42 prosenttia ja kotimaan lentolipuista 52 prosenttia suoraan Online-järjestelmästä. Vuonna 2008 vastaavat luvut olivat 57 prosenttia ja 73 prosenttia. Kustannustehokkuus ja säästöt niin tuotteissa kuin palvelumaksuissa ovat olleet huomattavia ja toimineet tehokkaina kimmokkeina toiminnan jatkokehitykselle.

VTT:n organisaatiomuutoksen yhteydessä, vuodesta 2006 alkaen, myös matkahallintoa keskitettiin yleisten strategisten tavoitteiden mukaisesti organisaatioyhtenäiseen malliin. Vuonna 2007 VTT palkkasi Travel Managerin, jolle vastuutettiin sekä ASP Travel -matkalaskujärjestelmän käyttöönotto, matkahallinnon tiimitoimintamallin kehityksen jatkaminen, matkustusohjeistuksen ylläpito ja tiedottaminen sekä kokonaisuuden edelleen kehittäminen.

Hanselin puitesopimusten myötä Tiedeyhteisön ostokonsortion toiminta päättyi ja jäsenet liittyivät suoraan Hanselin kilpailuttamiin puitesopimuksiin vuonna 2008.

ASP Travel ja matkustaja

ASP Travel otettiin käyttöön tammikuussa 2008. Käyttöönottoa edelsi perusteellinen kartoitus ja tutustuminen yksityiskohtaisesti Valtiokonttorin ASP Travel -toimintamalliin ja prosessiin.  Työryhmässä oli Valtiokonttorin edustuksen lisäksi Aditron projektipäällikkö sekä VTT:n oma organisaatio laajasti edustettuna. Erityinen kiitos kuuluu osaaville pääkäyttäjille ja VTT:n tietohallinnolle sekä hyvälle keskinäiselle yhteistyölle. Koska virastolla tällaisissa projekteissa on paljon vastuuta ja myös työtä, niin osaavien pääkäyttäjien ja tietohallinnon rooli oli ja on merkittävä projektin onnistumisen kannalta.

Teknisesti järjestelmä on toiminut matkalaskun tekijöiden mukaan suhteellisen hyvin. Haasteinamme ovat olleet suuret volyymit, jotka ovat aiheuttaneet käyttökatkoksia muun muassa arkistoajojen kohdalla. Kun lisäksi samanaikaisesti otettiin käyttöön myös maksuaikakortti- ja matkatililiittymä, niin nimenomaan tiedonsiirto ja laskujen "täsmäytykset" ovat teettäneet hyvin paljon työtä. Niissä on edelleen ongelmia, joiden selvittämisessä tarvitaan kaikkia prosessin eri toimijoita: matkatoimistoa, Luottokuntaa, Aditroa ja välillä myös Valtiokonttoria. Luottokunta on osoittanut kiitettävää aktiivisuutta ja yhteistyökykyä ja heidän toimestaan kehitystä on viety ansiokkaasti eteenpäin. Jossain määrin haastetta vielä riittää, mutta uskoaksemme laajenevan käyttäjäkunnan painovoima auttaa tässäkin asiassa.

Kunnianhimoisena tavoitteenamme on ollut ottaa prosessi käyttöön VK:n suunnitelmien mukaisesti eli nimenomaan niin, että matkustajat tekevät matkalaskunsa ja skannaavat itse myös kuitit matkalaskunsa liitteeksi. VTT:llä matkasihteerit varaavat matkat joko Online-varausjärjestelmästä tai matkatoimistosta ja lisäävät asiatarkastuksen yhteydessä lippu- ja laskutiedot matkalaskuille. Matkasihteerimme toimivat tiimeissä, jotka antavat matkustajille tukea ja neuvontaa niin matkustukseen, niihin liittyviin ohjeistuksiin kuin matkalaskujen tekemiseen ja järjestelmän käyttämiseen.

Läpinäkyvyys lisääntyi

Vuoden 2008 aikana käsiteltiin onnistuneesti yli 23000 matkalaskua uudessa ASP Travelissa. Matkustajat näkevät sujuvasti niin matkalaskut kuin noin 1300 kortin maksuaikakorttitapahtumatkin. Keskimääräinen käsittelyaika matkalaskun tekemisestä maksatukseen oli noin kaksi viikkoa.

Konkreettinen hyöty matkustajalle on ollut läpinäkyvyys eli oman laskun vaiheita on helppo seurata. Lyhyt käsittelyaika kertoo myös siitä, että hyväksyjille Travel on helppokäyttöinen ja toimii myös matkoilla, kun vain on pääsy organisaation verkkoon.

Olemme mahdollistaneet nopean ja tehokkaan matkaprosessin. Lisäksi toimintamallimme ovat hioutuneet yhtenäisiksi, läpinäkyvyys ja samalla tasapuolinen organisaatioyhtenäinen politiikka on korostunut ja matkustusohjeiden ja -sääntöjen tulkinta on hiljalleen helpottamassa.

Matkustuskäytänteiden ja varsinkin hankintalain mukaisten sopimustuottajien informointi matkustajille ja käyttäjäkunnalle on vaativa tehtävä. Tiedottamisen rooli korostuu entisestään, kun automatiikkaa saadaan vietyä pidemmälle. Suuri haaste on vielä matkalaskuohjelman käyttäjälähtöisyyden ja käytettävyyden parantaminen. Tavoitteena on mahdollisimman helppo keskitettyjen ratkaisujen käyttö.

Eija Into-Koivisto, palvelupäällikkö
VTT

Tulostettava versio