Matkustusstrategia täytäntöön

Valtion matkustusstrategian tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tiivistä yhteistyötä sekä virastojen sisällä että virastojen ja niitä ohjaavien ministeriöiden välillä.

Valtion matkustusstrategia siirtyi vuodenvaihteessa toimeenpanovaiheeseen. Ohje toimeenpanosta lähetettiin valtionhallinnon toimintayksiköille joulun alla ja tarkoituksena on, että toimenpiteisiin ryhdytään tämän vuoden aikana. Toimenpiteitä ovat vastuuhenkilön nimeäminen, nykytilan kartoittaminen, tavoitteiden asettaminen ja kehittämistoimenpiteisiin ryhtyminen.

Matkustusstrategian tavoitteena on saada toimintaa ohjaava johto kiinnittämään huomiota matkahallintoon ja virkamatkustukseen liittyvään kehittämis- ja säästöpotentiaaliin. Johdon lisäksi strategian toimeenpanossa avainasemassa ovat virastoissa nimetyt matkahallinnon vastuuhenkilöt, joiden tulee tuntea talous- ja henkilöstöhallinnon sekä hankintatoimen yhteydet virkamatkustamisen kokonaisuuteen. He myös toimivat yhteyshenkilöinä sopimuskumppaneihin päin, ohjaavat oman viraston ja ministeriön tapauksessa myös soveltuvin osin koko hallinnonalan matkustamista ja matkahallintoa sekä toimivat organisaation johdon apuna tavoitteiden asettamisessa, toimeenpanossa ja seurannassa.

Tavoitetilan saavuttaminen edellyttää, että vastuuhenkilöille on varmistettu tosiasialliset mahdollisuudet, valmiudet ja toimivalta vaikuttaa päätöksentekoon sekä panna muutos täytäntöön. Ministeriön ja viraston johdon tehtävänä on varmistaa vastuuhenkilön toimintaedellytykset.

Viisaat päät yhteen

Hallinnonalan yhdenmukaisilla linjauksilla ja päätöksillä voidaan saavuttaa matkustusstrategian toteutumisen kannalta erityisiä hyötyjä. Hallinnonalaa ohjaava ministeriö voi toimia aloitteellisena ja koota virastot yhteen pohtimaan synergiaetuja. Hyödyllistä on kuulla myös palvelukeskusten näkemyksiä siitä, miten prosessit saadaan hitsautumaan yhteen mahdollisimman kitkattomasti.

Valtiovarainministeriö varmistaa yhdessä Valtiokonttorin ja valtion yhteishankintayksikkö Hanselin kanssa omalta osaltaan matkustusstrategian toimeenpanoa. Ajankohtaista tietoa, malleja hyvistä käytännöistä ja muita käytännön apuvälineitä strategian toteuttamisen tueksi kerätään Valtiokonttorin ylläpitämään eMatka-ekstranet-palveluun. Käyttäjätunnus palveluun annetaan Valtiokonttoriin ilmoitetuille matkahallinnon vastuuhenkilöille.

Vastuuhenkilöille tullaan järjestämään yhteisiä tilaisuuksia, minkä lisäksi on toivottavaa, että hallinnonaloilla aktivoidutaan myös oma-aloitteisesti muodostamaan sisäisiä asiantuntijaverkostoja. Konsernitoimijat osallistuvat ministeriöille ja virastoille tarjottavan koulutuksen suunnitteluun yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa. Matkustusstrategia on esillä myös toukokuussa järjestettävillä Valtio-Expo-messuilla.

Kustannukset kriittiseen tarkasteluun

Monissa ministeriöissä ja virastoissa eletään parhaillaan vilkasta muutoksen aikaa. Myös valtionhallinnon organisaatiomuutokset, alueellistaminen tai aluehallinnon uudelleen järjestäminen tarjoavat hyvän tilaisuuden toteuttaa matkustamiseen ja sen hallinnointiin tai etäneuvottelutekniikkaan liittyviä kehittämis- ja yhdenmukaistamistoimenpiteitä.

Hyödyt ja säästöt tulevat yleensä, kehittämistoimenpiteestä riippuen, pitkän ajan kuluessa. Strategian yhtenä koko valtionhallintoa koskevana tavoitteena on vähentää matkustamisesta aiheutuvat kustannukset vuoden 2005 tasolle vuoteen 2011 mennessä. Tätä voidaan kuitenkin pitää vähimmäistavoitteena - aidolla kehittämisellä, matkustamisesta aiheutuvien kustannusten kriittisellä tarkastelulla ja uuden teknologian hyödyntämisellä toteutuvat hyödyt voivat olla selvästi suuremmat. Strategian toteutumisen seurantatutkimus tehdään vuonna 2012.

Joanna Autiovuori, työmarkkinalakimies
VTML

Tulostettava versio