Viestinnän virrat - muutoksen mahdollistaja

Paljon on keskusteltu siitä millainen on fyysinen tila, jossa työskentelemme. Mutta, millainen tulisi olla sen henkisen tilan, jossa luomme, käsittelemme, valmistelemme ja ratkomme asioita?

Kivikaudella, 8000 -1500 vuotta ennen ajanlaskumme alkua, ihmiset asuivat vesien äärellä. Vesi mahdollisti liikkumisen ja ravinnon saannin.  Jo tällöin käytiin kauppaa, tärkeimmät tuotteet olivat pii sekä meripihka. Kivikautisia reittejä pitkin kauppamatkat veivät päiviä, elleivät viikkoja. Silti asuinpaikat verkottuivat.  Kivikautisessa hermoverkostossa ne polut, jotka tuottivat lisäarvoa, tallautuivat teiksi pääkulkuväylien ollessa vesireittejä. 

Nykyaikaiset liikenneväylät kuljettavat esineen kuin esineen vuorokaudessa minne tahansa. Tieto liikkuu vielä tätäkin nopeammin. Nopeuden myötä myös määrät ovat kasvaneet: helposti liikkuvana uutta tavaraa kertyy paljon. Samoin kertyy äärimmäisen paljon myös helposti liikkuvaa tietoa.

Asiantuntijatyö oppimista

Nykyihminen kohtaa jatkuvana virtana suuren määrän hyvin erityyppisiä signaaleja. Tästä massiivisesta tietojen virrasta on jokaisen voitava löytää se olennainen: kaikkea ei voi kukaan käsitellä. Jokaisen mielestä ?olennainen? on kuitenkin todennäköisesti hieman eri asia. Hyvä näin, sillä isossa joukossa kaikki olennaiset asiat tulevat huomioiduksi. Epäolennaiset taas hukkuvat kohinaksi massaan.

Työnteko on nykyään kaikilla aloilla jatkuvaa oppimista, uusien asioiden yhdistämistä mielessä oleviin rakennelmiin.  Syväoppimisessa nämä mielen rakenteetkin muuttuvat. Oppimisympäristö on tila, jossa yksilö oppii ja jossa oppimista pyritään synnyttämään. Tämä tila voi olla fyysinen, sosiaalinen, kulttuurinen tai kognitiivinen.   

Millaisen oppimisympäristön hallinnon organisaatiot työntekijöilleen muodostavat, minkälaista ympäristöä tulevat sukupolvet edellyttävät työelämään siirtyessään? 

Paljon on keskusteltu siitä millainen on fyysinen tila, jossa työskentelemme. Mutta, millainen tulisi olla sen henkisen tilan, jossa luomme, käsittelemme, valmistelemme ja ratkomme asioita?

Informaation tulva

Melvin Conway esitteli 1968 ajatuksen, jonka mukaan organisaatioiden rakenne ja organisaation tuottamisen tuotosten rakenne muotoutuvat toistensa kaltaisiksi. Nelikulmainen organisaatio tuottaa nelikulmaisen tuotteen ja hierarkinen organisaatio hierarkisen. Jos lopputulos on rakenteeltaan säädelty, muotoutuu myös organisaation rakenne - ja sen myötä kulttuuri - säädellyn kaltaiseksi.

Julkinen hallinto on läpikäymässä Suomessa ehkä suurinta murrostaan koskaan. Samanaikaisesti suurten ikäluokkien eläkkeellesiirtymisen kanssa, astuu työmarkkinoille sukupolvi, jonka suhtautuminen työhön - ja todellisuuteen! - on hyvin erilaista kuin aiemmin.  

Uusi sukupolvi on elänyt ikänsä kontrolloimattomassa informaatiotulvassa, viestien ja signaalien sekamelskassa, jatkuvassa tiedon virrassa, ympäristössä jossa yksittäiset viestit hukkuvat massaan, mutta toistuvat signaalit nousevat tietoisuuteen.

Johtamisen muutos

Perinteisesti organisaation johdon odotetaan määräävän suunnan, jota organisaatio seuraa. Tietoon perustuvassa maailmassa ei organisaation johdolla kuitenkaan voi olla kaikkea sitä viisautta, jota oikean suunnan määräämiseksi tarvitaan.  Vaarallinen tilanne syntyy, kun tehokkuuden nimissä organisoidaan toiminta yhden johtajan täydelliseen kontrolliin - ja tämä johtaja sattumalta, hyvää toki tahtoen, onkin väärässä. 

Itseohjautuvassa, informaatiolähtöisessä ympäristössä ei organisaation johto - eikä kukaan muukaan - välttämättä tiedä sitä suuntaa, johon organisaatio on matkalla. Organisaation johto kuitenkin voi luottaa siihen, että informaatiovirrassa asiat liikkuvat kukin omalla painollaan, kokonaisuutena katsoen optimaaliseen suuntaan. 

Olennaista tämänlaisessa ympäristössä on varmistaa, että yksilöiden kognitiot, mielen rakenteet ja organisaation arvot - jaettu todellisuus! - ovat yhteisiä. Tämä edellyttää avointa kulttuuria, jatkuvaa vuorovaikutusta ja sitä, että kanavat ihmisten välillä toimivat!   

Kanavien rakentamista

Työn rytmi on viimeisten vuosikymmenien saatossa muuttunut.  Päivien sijasta vasteajat ovat tunteja, elleivät minuutteja. Tekniset välineet muuttavat tekemisen tahtia, niin hyvässä kuin pahassa.

Ralph D. Staceyn mukaan organisaatiot ovat tehokkaimmillaan kaaoksen laidalla, ympäristöstään eristäytyneen, täysin stabiilin organisaation vastakohtana. Uusi teknologia edesauttaa tuolle laidalle pääsemisessä. 

Uuden teknologian käyttöönotossa ei kuitenkaan pidä tuudittautua siihen, että organisaatio muuttuisi tehokkaaksi, kunhan vain sen käytössä olevat välineet ovat tehokkaita. Conwayta mukaillen voi ajatella, että organisaation muodon ja kulttuurin on oltava tehokkaita, ennen kuin sen tuotos voi olla tehokas.  

Prosessien sähköistämisessä ei ole kyse vain automatiikan luomisesta rutiinitehtävien korvaamiseksi: todellinen tehokkuus syntyy uudesta tavasta toimia.

Yhteinen virta lammikoiden sijasta

Kivikautisen ihmisen elämä rakentui virtaavan veden äärelle. Teollisessa yhteiskunnassa liikenneväylät ja tavarat merkitsivät. Uusi sukupolvi elää toinen jalka virtuaalisessa todellisuudessa ja toinen fyysisessä. Tämä hybriditodellisuus on nuoremmille aivan yhtä todellista kuin fyysinen meille vanhemmille.

Työyhteisön on tarjottava työntekijöilleen, asiantuntijoilleen, oppijoilleen välineet joiden avulla työntekijä voi hoitaa työnsä tehokkaasti, ympäröivän maailman rytmillä. 

Valtion IT-palvelukeskuksessa rakennetaan vuoden 2010 kuluessa valtion yhteistä viestintäratkaisua, jonka avulla valtion työntekijät voivat reaaliaikaisesti olla yhteydessä toisiinsa, ikään kuin jaetussa virtuaalisessa tilassa. Viestintäratkaisupalvelu voidaan ottaa käyttöön valtion hallinnon organisaatioissa vuoden 2011 kuluessa.

Sen sijaan, että kivikauden ihminen asusti seisovan lammen äärellä, valitsi hän virtaavan veden asuinpaikakseen. Meidänkin hallinnossa tulee varmistaa, että emme päädy omiin erillisiin lammikoihimme ratkomaan yhdistyvien virtojen ongelmatiikkaa.

Max Hamberg
Neuvottelva virkamies, valtiovarainministeriö

Tulostettava versio