Siirry suoraan sivun tekstisisältöön

Valtiotyönantaja 3/2008 < Artikkelit < Henkilöstöinformaatiosta apua johtajan arviointiin

Henkilöstöinformaatiosta apua johtajan arviointiin

Valtioneuvoston periaatepäätöksessä valtionhallinnon johtajapolitiikasta edellytetään, että ministeriöt ottavat käyttöön yhteiset ammattimaiset johdon arviointiperiaatteet ja -käytännöt, jotka valmistellaan ministeriöiden kesken yhteistyössä. Arviointiin sisällytetään johtajuutta, henkilöstöä, tuloksellisuutta ja palvelukykyä koskevia kriteereitä. Johdon arvioinnin tarkoituksena on tukea, ohjata ja kehittää johtamista, kannustaa sekä hyvään henkilöstöjohtamiseen että toiminnalliseen johtamiseen ja yhteisen konsernitason tahtotilan muodostumiseen. Lähtökohtana ovat ministeriön/viraston strategiat ja niistä johdetut toiminnat ja tulostavoitteet. Tavoite on, että valtionhallinnolle annetut tehtävät tulevat toteutettua vaikuttavasti, tuottavasti ja kustannustehokkaasti. Arvioinnin yhteydessä saadaan tietoa myös siitä, miten vaikuttavasti valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon johtajapolitiikasta on toteutunut.

Hyvin johdettu henkilöstö tekee tulosta

Valtionhallinnon tulokset saadaan pääosin aikaan henkilöstön avulla. Henkilöstömenot kattavat valtion virastojen ja laitosten toimintamenoista keskimäärin noin ¾ -osaa. Siksi ei olekaan yhdentekevää miten organisaation ylin johto ottaa vastuun henkilöstön johtamisesta. Tieto auttaa organisaatiota löytämään strategisimmat kehittämiskohteet ja selvittämään, mihin asioihin vaikuttamalla saadaan konkreettisin toimenpitein toteutettua tarpeelliset kehittämistehtävät. Johdolle kuuluu vastuu ja aito läsnäolo toiminnan ja ihmisten johtamisessa. Tiedon hyväksikäyttöön liittyy arviointi, kehittämistoimenpiteiden vaikuttavuuden varmistus toiminnan kehittämisessä ja toimenpiteiden toteuttamisessa.

Ylimmän johdon kuten koko henkilöstön osaaminen ja sen jatkuva ylläpito ja parantaminen on ensiarvoisen tärkeää. Siksi tarvitaan myös johdon osaamiskartoituksia ja sen pohjalta toteutettuja täsmäkehittämispanostuksia. Osaamista koskevia tietoja tarvitaan myös rekrytoinnissa ja tehtäviin sijoittelussa. Henkilöstötilinpäätöslukujen avulla voidaan tunnistaa henkilöstön mahdolliset osaamis-, motivaatio- ja jaksamisongelmat. Tunnusluvut kertovat suoraan, miten hyvin johto on onnistunut johtamaan inhimillisiä voimavarojaan. Siksi on tarpeen seurata tunnusluvuin ainakin työtyytyväisyyttä, sairauspoissaoloja, työkyvyttömyyseläköitymistä, lähtövaihtuvuutta, työajan käyttöä sekä osaamista ja organisaation kilpailukykyä. Lisäksi arvioinnissa tarvitaan vaikuttavuutta, esim. asiakastyytyväisyys, ja toiminnan tuloksellisuutta ja taloudellisuutta kuvaavia mittareita.

Työtyytyväisyys tärkeä mittari

Työtyytyväisyys, johon vaikuttavat johtaminen, palkinta, kehittymisen tuki jne., on keskeinen ylimmän johdon onnistumismittari ja ohjaaja henkilöstön johtamisessa. Selvittäessäni henkilöstöinformaation arvoa johtamisessa väitöskirjatutkimustani varten, työtyytyväisyys nousi tärkeimmäksi strategiseksi ja ohjaavaksi mittariksi henkilöstön johtamisprosesseissa.

Tavoitteellinen ja oikein kohdennettu sisäinen henkilöstökierto ja henkilöstön kehittämispanostuksien tukeminen parantavat merkittävästi henkilöstön osaamista ja työhyvinvointia. Iän myötä työtyytyväisyys alenee, mikä asettaa haasteita ura- ja tehtäväjärjestelyille myös työuran loppupuolella.

Mitä laajemmin organisaatiossa henkilöstölle asetetaan kirjalliset tulostavoitteet, mitä kattavammin tehdään osaamiskartoituksia ja niihin liittyviä kirjallisia kehittymissuunnitelmia ja käydään kehityskeskusteluja, sitä tyytyväisempää henkilöstö on johtamiseen. Tutkimukseni mukaan henkilöstön työtyytyväisyyteen voidaan vaikuttaa investoimalla osaamisen parantamiseen liittyviin toimenpiteisiin, huolehtimalla siitä, että työtehtävät ovat mielekkäitä ja haastavia ja oikein organisoituja ja että henkilöstöä motivoidaan hyvällä johtamisella ja kannustavalla palkinnalla. Tutkimus osoittaa, että erityisesti henkilökohtaisella palkanosalla pystytään vaikuttamaan henkilöstön työtyytyväisyyteen.

Johto on työtyytyväisempää, kuin esimiehet ja asiantuntijat. Tukipalvelutehtävissä toimiva henkilöstö on kaikkein tyytymättömintä, mistä syystä mm. heidän tehtäviensä sisällön kehittämiseen pitää kiinnittää huomiota. Osaamisen kehittämispanostuksilla on myös parantava vaikutus johtamistyytyväisyyteen.

Lähtövaihtuvuus ja sairauspoissaolot mittaavat myös johtamista

Organisaatioissa, joissa on paljon määräaikaisia, on myös suuri vaihtuvuus ja siitä aiheutuu huomattavia ylimääräisiä kustannuksia henkilöstön hankinta- ja perehdyttämiskustannusten myötä. Runsas ylitöiden teko ja siitä usein seuraava lähtövaihtuvuuden kasvu kertovat henkilöstön jaksamisongelmista. Työtyytymättömyys on keskeinen työpaikan vaihdon syy.

Sairauspoissaolojen määrässä ja rakenteessa realisoituu onnistuminen inhimillisten voimavarojen johtamisessa. Tutkimuksen mukaan sairauspoissaolojen taustalla olevista tekijöistä keskeisimmiksi nousivat ylityökorvausten osuus palkkasummasta ja koulutustasoindeksi. Sairauspoissaolojen ja osaamistason välillä on erittäin suuri käänteinen riippuvuus. Mitä osaavampi henkilö on ja mitä mielenkiintoisempia tehtäviä hänellä on, sitä helpommin hän selviytyy työtehtävistään ja jopa nauttii työstään, jolloin sairauspoissaoloalttius alenee. Tämä taas näkyy työpanoksen kasvuna. Johdon on tarpeen panostaa henkilöstön jaksamista tukeviin toimenpiteisiin ja kohdistaa ne kaiken ikäisiin henkilöihin.

Tuloksellisuus ja palvelukyky

Parhaat tulokset saadaan organisaatioissa, joissa johtaminen on kannustavaa, innovaatiohakuista ja osallistavaa. Tutkimustulokseni nostavat motivaation, osaamisen ja työkunnon keskeisiksi tuloksenteon elementeiksi, joihin johtamistoimenpitein voidaan vaikuttaa.

Tuottavuutta tavoiteltaessa on tärkeää, että mahdollisimman suuri osa säännöllisestä työajasta käytetään varsinaisten työtehtävien hoitoon. Tähän ns. tehtyyn työaikaan vaikuttavat erityisesti sairaus- ja tapaturmapoissaolot. Jos esimerkiksi sairauspoissaoloja saadaan vähennettyä yhdellä prosentilla, työn tuottavuus nousee myös yhdellä prosentilla, jos vapautuva työaika käytetään varsinaiseen työntekoon. Työaikaa oikein sijoittamalla ja joustavasti resursseja kohdistamalla voidaan saada merkittäviä tuottavuushyötyjä.

Tutkimus osoittaa, että mitä enemmän henkilöstötilinpäätöstietoja hyväksikäytetään organisaation johtamisessa, sitä suurempi on organisaation henkilöstön työn tuottavuuden muutos. Se, että iän myötä työn tuottavuus paranee, kertonee työssä oppimisen ja kokemuksen kautta hankitun osaamisen kertymän tuottavuusvaikutuksista, mikä on tyypillistä tietotyössä. Ylitöiden teolla on työn tuottavuutta alentava vaikutus. Tämä osoittaa, että mitä pitempään yli normaalin työajan työskennellään, sitä tehottomammin työskennellään ja sitä huonompaa tulosta saadaan aikaan. Tuottavuuskehitys alenee lähtövaihtuvuuden kasvaessa, jolloin organisaatio menettää tärkeää ydinosaamistaan.

Veli-Matti Lehtonen
finanssineuvos, Ekon Dr., VTML

Tulostettava versio

Tuloksellisuuden parantuminen on muutamia vuosia kestävien toimenpiteiden ja seuraamusten ketju. Klikkaamalla kuvaa saat sen suuremmaksi.

Tuloksellisuuden parantuminen on muutamia vuosia kestävien toimenpiteiden ja seuraamusten ketju. Klikkaamalla kuvaa saat sen suuremmaksi.

Huomaa

 Työkaluja:

- Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä, HTP-menettely on ajasta, johtamismenetelmistä ja -välineistä sekä johtamisvirtauksista riippumaton henkilöstövoimavarojen tietoperusteiseen eri johtamisprosessien laadukkaaseen toteutukseen ja parantamiseen liittyvä työkalu.

- Työnantajan henkilöstötieto Tahti -järjestelmä sisältää henkilöstötilinpäätös- ja työtyytyväisyystiedot sekä runsaasti tietoa mm. henkilöstön rakenteista, palkkauksesta, työvoimakustannuksista ja poistumasta. Järjestelmästä saadaan ajantasaiset tiedot omasta organisaatiosta, sen yksiköistä ja eri rakenteista sekä vertailutiedot muista organisaatioista erilaisin ryhmittelyin.

- VTML tarjoaa veloituksetta virastoille VMBaro -järjestelmän, jolla voi selvittää työtyytyväisyyttä ja palkkauksen toimivuutta.

Inhimillisten voimavarojen johtamisen kehittäminen (VM:n hankesivut)

Veli-Matti Lehtonen: Henkilöstöjohtamisen tehostaminen valtionhallinnossa henkilöstötilinpäätös-informaation avulla

Kommentoi artikkelia

 

Sivun ylälaitaan

Leijonavaakuna

Valtion työmarkkinalaitos
www.vm.fi/vtml