Ideoihin pitää tarttua

Sirkku Niemisen mielestä  haasteellisempaa on ideoihin tarttuminen kuin ideoinnille annettava aika, jota vaikuttavuus- ja tloksellisuusohjelman henkilöstökyselyn vastauksissa kaivattiin.

Byrokratia nähtiin kyselyssä suurimpana tuloksellisen toiminnan esteenä. Tulin valtiolle muutama vuosi sitten työskenneltyäni pitkään yksityisellä sektorilla, enkä ole havainnut täällä byrokratiaa enempää kuin yksityisellä puolella, päinvastoin jopa. Mielestäni sääntöjä, ohjeita ja kontrollia on sen verran, mitä ohjaus ja riskienhallinta edellyttävät. Valtiolla ollaan tosin kankeampia liikkeissä. Muutosten hitaus saatetaan laittaa byrokratian piikkiin, mutta se voi johtua muistakin syistä, kuten uskalluksen puutteesta tai huonosta johtamisesta.

Otaksun, että ongelma ei ole niinkään byrokratia, vaan puutteet tiedonhallinnassa. Kun työssä tarvittava olennainen tieto hukkuu tietotulvaan, voi helposti tulla tunne, että ohjeita ja sääntöjä on liikaa. Tiedon järjestämiseen pitäisikin kiinnittää paljon nykyistä enemmän huomiota. Sen lisäksi, että tieto järjestetään helposti saatavilla olevaksi, pitäisi myös jatkuvasti karsia turhaa tietoa.

Mielikuvaa byrokraattisuudesta voi ylläpitää myös se, että asiat esitetään usein turhan monimutkaisesti. Kun työelämä on muuten vaikeaa, pitäisi viestinnän olla mahdollisimman selkeää, olennaiseen keskittyvää ja lyhytsanaista. Kaikki, minkä voi yksinkertaistaa, kannattaa yksinkertaistaa! Aikoinaan joku neuvoi minua, että raportit ja muistiot (johdolle) kannattaa aina kirjoittaa enintään A4 pituiseksi, muuten niitä ei kukaan lue. Tätä voi yrittää soveltaa moneen muuhunkin työssä tuotettavaan tekstiin.

Ideat syntyvät työnteon lomassa

Henkilöstökyselyn vastauksissa tuli selvästi esiin, että ideoinnille kaivattiin enemmän aikaa ja mahdollisuuksia. Mielestäni haasteellisempaa on kuitenkin ideoihin tarttuminen.

Ideat syntyvät työnteon lomassa. Työssä tapahtuu onnistumisia ja epäonnistumisia, asiakkailta tulee hyvää ja huonoa palautetta, työntekijät ovat tyytyväisiä tai tyytymättömiä, prosessi toimii tai tökkii - näissä arkisissa tilanteissa ja havainnoissa suorastaan vilisee ideanpoikasia. Hyvä työyhteisö kääntää myös virheet ja kritiikin voimavaraksi. Tyytymättömältä kannattaa kysyä, mitä pitäisi tehdä asian korjaamiseksi. Virheen tapahduttua kannattaa miettiä, mikä meni pieleen ja miksi, jotta seuraavalla kerralla oltaisiin viisaampia. Vastauksia etsimällä ideat hahmottuvat.

Riittää kun on työstään kiinnostuneita ihmisiä - eikä unohdeta palkitsemista

Askel eteenpäin mennään, kun asioista keskustellaan yhdessä, jolloin ideat jalostuvat toteutuskelpoisiksi aloitteiksi. Hedelmällisiä keskustelutilaisuuksia ovat mm. kehityskeskustelut, tiimipalaverit ja käytäväkeskustelut, jotka kaikki ovat osa normaalia työtä. Mitään erityistä aikaa ideointi ei mielestäni edellytä. Riittää, kun on työstään kiinnostuneita ihmisiä.

Voimme kehittää työtämme jatkuvasti, jos osaamme tarttua ideoihin. Omalla työpaikallani kannustetaan tiimejä aloitteiden tekemiseen pienimuotoisella palkitsemisella. Lisäksi aloitteiden arviointia ja toteutusta varten on prosessi, joka takaa, että hyvät ideat todella viedään käytäntöön. Kynnys kokeilla uusia asioita ei saa olla korkea. Toisinaan kannattaa edetä pienin askelin ja tarvittaessa suuntaa on voitava muuttaa.  Ideoihin tarttuminen motivoi tiimejä taas uuteen ideointiin.

Karsitaan päällekkäistä työtä yli rajojen

Henkilöstökyselyssä annettiin myös kehittämisehdotuksia. Toivottiin mm. asioiden tarkastelua toisiinsa liittyvinä kysymyksinä, raja-aitojen kaatamista ja yhteistyön lisäämistä. Näistä muistui mieleeni aikaisemmat mietteeni päällekkäisestä työstä. Työskenneltyäni lyhyehkön ajan sisällä kolmessa eri valtionhallinnon organisaatiossa hämmästelin, miten paljon työskentelyn puitteet poikkesivat toisistaan, vaikka työnantaja oli sama. Väistämättä tuli mieleen, että samojen asioiden suunnittelu- ja toteutustyötä tehdään päällekkäin monissa eri virastoissa. Toivotankin lämpimästi menestystä kaikille vireillä oleville koordinointi- ja yhdistämishankkeille! 

Sirkku Nieminen
Maanmittauslaitos

Tulostettava versio