Tehtäväkierrosta eväitä uusiutumiseen ja oppimiseen

Siirtyminen valtionhallinnon sisällä toisiin tehtäviin sujuu entistä joustavammin. Valtiokonttorin Kieku-hankkeen tekijätiimiin löydettiin eri virastoista päteviä asiantuntijoita tarjoamalla heille työtä tehtäväkierron muodossa.

Kuinka organisaatiot saavat toteutettua kehityshankkeet ilman riittäviä voimavaroja? Tähän haasteeseen törmättiin valtion talous- ja henkilöstöhallintoa koskevan Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton suunnittelussa.

Valtiokonttorin johtamaan hankkeeseen pyrittiin löytämään osaavaa henkilöstöä valtionhallinnon sisältä sen sijaan, että paikat olisi julkistettu avoimeen hakuun.

"Halusimme tarjota virastoille mahdollisuuden hankkia Kiekun sujuvaan käyttöönottoon tarvittavaa ammattitaitoa, sekä yksittäisille työntekijöille uudentyyppisen tilaisuuden vahvistaa omaa ammatillista osaamista ja pätevyyttä", tehtäväkiertoa koordinoinut kehittämispäällikkö Seija Friman kertoo.

Kieku-hankeen, valtiovarainministeriön ja Palkeiden yhteinen työryhmä ideoi ja rakensi tehtäväkiertomallin voimassa olevien säädösten pohjalta.

"Tehtäväkierrossa palvelussuhde omaan virastoon säilyy ennallaan, vaikka henkilö siirtyykin määräajaksi Kieku-hankeen työnohjaukseen", Friman korostaa. "Henkilöiden palkan maksaa edelleenkin lähettävä virasto, jolle palkkakustannus hyvitetään hankkeen budjetista muutaman kerran vuodessa takautuvasti".

Tätä oli odotettu

Tehtäväkierron toimintamalli saatiin valmiiksi viime marraskuussa, jonka jälkeen uusi menettelytapa esiteltiin taloushallinnon teemapäivillä. Asiasta tiedotettiin lisäksi mm. VM:n verkkosivuilla.

Uusia haasteita ja vaihtelua tarjoavan tehtäväkierron innostunut vastaanotto yllätti hankkeen vastuuhenkilöt. Seija Frimanin puhelin soi tiuhaan tahtiin heti julkistamisen jälkeisenä päivänä. "Kieku-hankkeessa avoinna oleviin tehtäviin pyrki kaikkiaan nelisenkymmentä talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaista eri virastoista ja laitoksista."

Mahdollisuus määräaikaiseen tehtäväkiertoon koettiin Frimanin mukaan kevyemmäksi ja riskittömämmäksi kuin työpaikan varsinainen vaihtaminen. "Haastatteluissa nousi vahvasti esille, että tämän tyyppistä tilaisuutta päästä kokeilemaan erilaisia tehtäviä ja saamaan sen myötä uutta puhtia uralle oli odotettu jo pidemmän aikaa".

Kaikki voittavat

Seija Friman näkee tehtäväkierron hyödyttävän uusia asioita oppivan tekijän ohella sekä lähettävää että isäntävirastoa.

"Lähettävä virasto saa aikanaan takaisin palaavasta henkilöstö monipuolisesti Kieku-järjestelmään perehtyneen asiantuntijan, joka hallitsee uuden prosessin, pystyy jakamaan ajantasaista tietoa sekä tuoreita ajatuksia koko työyhteisölle", Friman luonnehtii.

Vaikka virastojen toimintatavat poikkeavatkin tosistaan, Valtiokonttori pitää Kieku-hankkeen onnistumisen kannalta keskeisenä tekijänä hallinnon sisältä siirtyvien työntekijöiden vankkaa valtion talousarvion kirjanpidon ja virkaehtosopimusten tuntemusta.

Hankkeeseen siirtyneet tekijät puolestaan kartuttavat osaamistaan ja avartavat kokemustaan monipuolisesti. Talous- ja henkilöstöhallinnon yhtenäistäminen on mittava haaste, jollaista ei ole valtiosektorilla aiemmin tehty.

"Hankkeeseen valituille henkilölle avautuu mielenkiintoinen näköalapaikka koko valtionhallintoon. Yksittäisen viraston näkökulman sijasta tekijät oppivat tarkastelemaan asioita isojen kokonaisuuksien kannalta, mikä on ainutlaatuista", Seija Friman sanoo.

Tyypilliseen virastotyöskentelyyn verrattuna aikatauluihin tiukasti sidottu hanketyö on Frimanin mukaan haastavaa mutta palkitsevaa. Työryhmissä voi sekä jakaa omaa osaamista että oppia muilta. "Tekijätiimin näkökulmasta Kieku-hanke on jatkuvaa resurssien järjestelyä ja priorisointia. Jotta aikataulussa pysyttäisiin, jokaisen on sitouduttava tekemään oma osuutensa sovitussa ajassa".

Sisäinen liikkuvuus kasvussa

Valtion työpaikkojen välistä liikkuvuuden edistämisessä otetaan jatkossa huomioon Valtioneuvoston tammikuussa 2012 määrittelemät henkilöstöjohtamisen periaatteet.

Uusien henkilöiden valintatilanteissa tarkistetaan aina ensin, löytyykö valtionhallinnossa muutosten vuoksi vapautuvaa henkilöstöä.

Samassa yhteydessä hallitus linjasi, että erityisesti virkamiesjohdon liikkuvuutta pyritään edistämään sekä määräajaksi että toistaiseksi nimittämällä.

Frimanin mukaan virkajärjestelymenettelyä on sovellettu jo useiden vuosien ajan yhtenä keinona edistää sisäistä liikkuvuutta. "Ideana on, että virastossa avautuvat tehtävät ilmoitetaan Heli-rekrytointijärjestelmään, jossa ne ovat näkyvillä seitsemän työpäivän ajan, kunnes ne julkistetaan avoimeen hakuun."

Avoimet tehtävät on tarkoitettu niille valtionhallinnon asiantuntijoille, joiden työtehtävät ovat syystä tai toisesta muutoksen kohteena. "Myös Kieku-organisaatioon palkattiin yksi asiantuntija Helin osaajapankin kautta", Friman kertoo.

Pirjo Kuisma

Tulostettava versio