KAIKU-palkitut Etelä-Karjalan verotoimisto ja tulli:

Määrätietoinen kehittäminen tuo tulosta

Etelä-Karjalan verovirasto voitti ykkössijan vuoden 2006 Kaiku-kilpailun työhyvinvointisarjassa, Tulli tuli kakkoseksi. Molemmilla on takanaan vuosien määrätietoinen kehittämistyö.
- Tämä on tunnustus koko verohallinnolle, iloitsi Etelä-Karjalan verotoimiston toimistopäällikkö Elvi Silvnnoinen palkintojenjakotilaisuudessa 8.11.

Vielä muutama vuosi sitten Etelä-Karjalan verovirasto pärjäsi heikosti työhyvinvointia kuvaavissa barometreissä, oli homeongelmaa. Ei ihme, että myös asiakkailta tuli huonoa palautetta.

Elvi Silvennoinen kertoo, että vuonna 2000 aloitettiin pitkäjänteinen ja tavoitteellinen työ toiminnan ja työhyvinvoinnin kehittämiseksi. 2000- luvulla on toteutettu kaksi isoa kehittämishanketta. Toimitilojen uudistamiseen ryhdyttiin keväällä 2004.

Koko verohallinnossa on toimintaa kehitetty voimallisesti 2000-luvulla. Asiakkuusajattelu on laitettu täysin uusiksi. Tämän näkee jokainen verovelvollinen Suomessa. Lappeenrannassa uudistamisen pohjaksi otettiin verohallinnon strategiset linjaukset. Työ oli muuttunut entistä enemmän tiimityöksi.

- Koppikonttori esti tehokkaan tiimityön tekemisen. Lisäksi jotkut työntekijät olivat altistuneet homeelle, joten remontti oli joka tapauksessa välttämätön. Asiakkailtakin tuli kielteistä palautetta siitä, ettei ollut paikkaa, jossa olisi voinut puhua rauhassa, Elvi Silvennoinen kuvaa.

Ryhdyttiin toimitilojen uudistamiseen, tavoitteena tilat, jotka tukisivat paremmin tehokasta toimintaa. Koska rahaa uuden toimitalon rakentamiseen ei ollut, ryhdyttiin remontoimaan vanhaa. Uusien tilojen suunnitteluun osallistuivat kaikki. Tilat ryhmiteltiin prosesseittain. Avotilojen lisäksi on lasiseinäisiä huoneita. Valo pääsee joka suuntaan.

- Porukat olivat innolla suunnittelemassa uusia tiloja, Silvennoinen kertoo.

Yhdessä laadittiin myös pelisäännöt avokonttorimaailmaan. Uudenlainen yhdessä työskenteleminen on vaatinut opettelua.

- Puheeksi ottaminen on edelleen vaikeaa, mutta helpottuu vähitellen. Ilman pelisääntöjä ei tule mitään, Elvi Silvennoinen painottaa.

Remontin jälkeen on asiakaspalaute parantunut huomattavasti. Asiakkaat eivät pääse työtiloihin, vaan heitä palvellaan lasiseinäisissä palveluhuoneissa. Asiakkaat voivat myös varata ajan veroneuvontaan.

Tavoitteena oli myös edistää vuorovaikutusta ja oppimista. Siinäkin on menty eteenpäin.

- Esimerkiksi tiimipalavereiden tarve on vähentynyt, koska spontaania kohtaamista tapahtuu aiempaa enemmän, tietoa jaetaan ilman virallista palaveriakin, tyytyväinen Elvi Silvennoinen kertoo.

- Tila on toiminnan kehittämisen instrumentti. Toimitilat ovat henkilöstön ja it-menojen jälkeen suurin kustannus. Niihin kannatta satsata, Elvi Silvennoinen summaa.

Toimitilojen uudistamiseen saatiin EU-rahaa työministeriön kautta.

- Virastojen keino kehittää toimintaansa on ulkopuolinen tuki. Periaatteena meillä on ollut, että jos käytetään konsultteja, ovat he paikallisen mentaliteetin tuntevia lähikonsultteja. Paikkakunnalla olevien kanssa on helppo konsultoida myöhemminkin, Silvennoinen sanoo.

Hän korostaa myös, ettei tehdä erillisiä hankkeita vaan asiat istutetaan osaksi toimintaa. Henkilöstön kanssa yhdessä toteutettu strategialähtöinen työympäristön kehittämishanke on synnyttänyt toimintamallin, jota hyödynnetään myös muualla verohallinnossa.

Parannusta monella alueella

Tilaprojektin aikana toteutettiin mittauksia kolmessa vaiheessa: hankkeen alkaessa keväällä 2004, projektin kuluessa talvella 2005 ja puoli vuotta muuton jälkeen keväällä 2006.

Keväällä 2006 tehdyssä kyselyssä 90 % henkilöstöstä koki työtilansa viihtyisiksi ja miellyttäviksi ja arvioi pääsevänsä helposti käsiksi työhönsä liittyvään tietoon ja tärkeisiin työvälineisiin. Henkilöstöstä 95 % piti oman ryhmänsä ja muiden työhönsä liittyvien tahojen toimintaa tehokkaana ja sujuvana.

Vuorovaikutus ja yhdessä tekeminen ovat tutkimuksen mukaan uusien toimitilojen ja niiden suunnittelun myötä kehittyneet selkeästi. Henkilöstöstä 90 % pitää tiedonkulkua hyvänä ja 97 % on sitä mieltä, että yhdessä tekemällä oppii parhaiten. Spontaani vuorovaikutus koetaan hyödyllisempänä kuin ennen.

Elvi Silvennoinen myöntää, että vuosikymmeniä koppikonttorissa työskennelleille ei avotilaan siirtyminen ole ollut kivutonta. Asenteet avotilaan ja muutosvalmius olivat tutkimuksenkin mukaan hitaimmin muokkautuvia ja jatkuvan huomion kohteina olleita elementtejä. Keväällä 2006 kuitenkin 75 % henkilöstöstä kertoi pystyvänsä työskentelemään häiriöttömästi. Keskittymishäiriöitä koki harvempi kuin välimittausten perusteella olisi voinut odottaa. Todellisuus oli siis ennakkoluuloja myönteisempi kokemus.

Tulli on ollut kehittämisen edelläkävijä

Tullissa työhyvinvointityötä on tehty pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti. Vuonna 1989 valtiovarainministeriö valitsi Tullin tulosohjauksen pilottivirastoksi. Siitä lähtien työhyvinvointi on ollut keskeinen osa Tullin toimintaa. Ei ihme, että Suomen Tulli on valittu myös maailman parhaaksi tullilaitokseksi.

- Työhyvinvointi nähdään Tullissa laaja-alaisesti. Se sisältää johtamisen, palkkauksen, uramahdollisuudet, sisäistetyt arvot ja jopa tullin ulkoisen kuvan. Näiden asioiden on oltava kunnossa, jotta voidaan puhua työhyvinvoinnista, koulutuspäällikkö Riitta Paalanen sanoo.

Paalanen korostaa, että työhyvinvointityö on haasteellista, kun kysymyksessä on 2600 työntekijän organisaatio, joka on levittäytynyt koko Suomeen.

- Olemme luoneet koko maahan tiiviin Kaiku-kehittäjien verkoston, Paalanen kertoo. Malli autaa tarttuman mutosta kaipaaviin asioihin Tullissa on luotu työhyvinvointia mittaavan Terve organisaatio -kyselyn tulosten hyödyntämiseen tulosten purkumalli. Sen avulla kyselyn tuloksia voidaan työstää porukalla niin, että tuloksista löydettyjä epäkohtia voidaan helpommin korjata.

- Meillä ei pelkästään seurata vaan myös tartutaan asioihin. Mallista olemme saaneet hirveän positiivista palautetta kentältä, Paalanen hehkuttaa. Riitta Paalanen korostaa, ettei mallia voi monistaa, jokaisen organisaation on tehtävä työhyvinvointinsa itse.

Tulli on pystynyt pitkäjänteisellä toiminnallaan vähentämään mm. sairauspoissaolojen määrää, joka on laskenut tuntuvasti parina viime vuotena. Vuoden sisällä lasku on ollut 5,5 prosenttia. Vähennys on merkittävä siksi, että Tullin palveluksessa on yli 60-vuotiaita enemmän kuin valtionhallinnossa keskimäärin.

 

Helena Berg
Valtiovarainministeriö, viestintä

Tulostettava versio