Keskitetty rekrytointiyksikkö palvelee virastoja Irlannissa

Ryhmä henkilöstöjohdon foorumin jäseniä vieraili alkuvuodesta Irlannissa tarkoituksenaan benchmarkata hyviä henkilöstöjohtamisen käytäntöjä sekä julkiselta sektorilta että yrityksistä ja yhteisöistä. Yksi vierailuista kohdistui virkamiesten rekrytoinnista vastaavaan keskitettyyn yksikköön Public Appointment Service:een (PAS). Yksikkö hoitaa lähes kaikki virkamiesten rekrytoinnit Irlannissa. Se on kehittänyt toimintaansa voimakkaasti ja haluaa toimia asiakaslähtöisesti yhdessä virastojen kanssa.

Public Appointment Service:n 150 kokoaikaista ja muutama osa-aikainen työntekijä käsittelee vuosittain 80 000 hakemusta ja tekee 4000-5000 rekrytointia eli hoitaa lähes kaikki virkamiesten rekrytoinnit Irlannissa. Armeijalla on oma rekrytointimenettelynsä ja poliisin osalta PAS tekee vain alkutestaukset. Vastaavankaltainen ja samankokoinen keskitetty rekrytointiyksikkö löytyy myös Belgiasta. Toiminnan ohjauksesta vastaa Commission for Public Service Appointments.

Irlannissa virkamiesten rekrytointia ja PAS:n toimintaa on kehitetty määrätietoisesti varsinkin vuoden 2004 jälkeen. Toiminnassaan PAS on aikaisempaa asiakaslähtöisempi ja palveluhenkisempi. Sen ammattitaitoon ja palvelukonseptiin (single point of contact) luotetaan hallinnossa laajalti. Tämä näkyy myös siinä, että virastot käyttävät pääsääntöisesti PAS:n palveluja, vaikka niiden mahdollisuuksia hoitaa rekrytointinsa itse on lisätty. Luottamuksesta kielii myös se, että lopullisen rekrytointipäätöksen tekee PAS. Asiakkaalla on kuitenkin edustaja valintaryhmässä.

Tavoitteena ammattimainen rekrytointi

Rekrytoinnin ja ura-ajattelun lähtökohtana on se, että hallinnon palvelukseen on saatava parhaat osaajat. Tarvetta arvioidaan sekä virastojen nykyisten että tulevien tarpeiden näkökulmasta. PAS on kehittänyt virastojen johdon ja linjajohdon käyttöön rekrytointityökalun (Recruitment and Selection Toolkit), jossa kiteytyy julkisen hallinnon rekrytoinnin arvoperusta ja parhaat käytännöt.

Keskeisiä periaatteita rekrytoinnissa ovat: nuhteettomuus, meriittipohjaiset nimitykset, nimitykset parhaiden käytäntöjen mukaisesti, oikeudenmukainen ja yhdenmukainen rekrytointiprosessi sekä avoimuus ja vastuullisuus. Mallina oleva rekrytointiprosessi pitää sisällään muun muassa strategiapohjaisen tarvekartoituksen, tehtäväanalyysin, päätöksen valintamenetelmistä, karsinnan ja testauksen sekä haastattelut. Ennen valintapäätöstä tehdään tarvittavat tarkistukset, muun muassa terveystietojen osalta. Sen jälkeen PAS tekee ehdotukset nimitettävästä ja ottaa palautetta virastolta. Prosessien tehokkuudesta kertoo jotain myös se, että melkein kaikki toiminta (87%) tapahtuu netin kautta.

Irlannin keskitetyn rekrytointijärjestelmän taustalla on näkemys virkamiehistä generalisteina. Ihmiset valitaan valtion tehtävään ja urille, joissa tarvitaan enemmänkin yleisiä tietoja ja taitoja kuin kapea-alaista asiantuntemusta. Tämä näkemys konkretisoituu rekrytoinnin ja kehittämisen tueksi laaditussa yhteisessä kompetenssimallissa ja yleisissä rekrytointikriteereissä. Asiantuntijatehtävät, joihin vaaditaan erityinen koulutus ja kokemus on luokiteltu erikseen. Keskitetty järjestelmä edistää myös liikkuvuutta organisaatioiden välillä. Valituista 30 % tulee organisaation ulkopuolelta.

Mallia Irlannista?

Päällimmäinen havainto Irlannin järjestelmästä oli sen ammattimaisuus. Keskitetty järjestelmä mahdollisti parhaan ammattitaidon hyödyntämisen kussakin rekrytoinnissa ja siten eräänlaisen yhdenmukaisen laadunvarmistuksen koko hallinnossa. Kaikesta päätellen rekrytointi hoidetaan myös kustannustehokkaasti ja hyvin lopputuloksin.

Meihin suomalaisiin teki vaikutuksen myös se tapa, miten PAS oli kehittänyt omaa toimintaansa. PAS:n toiminnan ammattimaisuus näkyi vierailun aikana ja todisteina siitä olivat yksikön saamat laatupalkinnot ja hyvät asiakaspalautteet.

Jäimme miettimään sitä, olisiko vastaavanlaiselle yksikölle tilaa ja tilausta Suomessa. Keskitetty järjestelmä ei varmaan suoraan sovellu suomalaiseen hallintoomme, jossa haluamme korostaa virastojen omaa vastuuta henkilöstövoimavaroista. Hajautuksen suuntaan on menty jonkin verran myös Irlannissa. Toisaalta meillä on aikaisempaa suurempi tarve kehittää yhteisiä toimintakäytäntöjä ministeriöiden ja virastojen kesken. Yhteiset tukipalvelut voisivat toimia eräänlaisina konsernitason laadunvarmistajina myös rekrytointiprosesseissa ja urakysymyksissä. Tämä tulisi toteuttaa siten, että virastoilla olisi mahdollisuus ammattimaiseen henkilöstöjohtamiseen omista lähtökohdistaan. Näitä ajatuksia tukee se havainto, että huolimatta erilaisista lähtökohdista, hallinnot Euroopan eri maissa voivat oppia toisiltaan. Keskitettyjen järjestelmien joustava hajauttaminen ja hajautettujen järjestelmien joustava keskittäminen merkitsee eri maiden hallintojen lähenemistä toisiinsa.

Ari Holopainen
neuvotteleva virkamies, VTML

Tulostettava versio