Suorahaku mahdollista myös valtiolla

Onko valtiolla mahdollista käyttää suorahakua (head hunting) eli etsiä kysymykseen tulevia hakijoita ja ottaa suoraan heihin yhteyttä ennen viran avoimeksi ilmoittamista tai hakuajan kuluessa? Kyllä on ja sitä voidaan pitää jopa suositeltavana menettelynä, jos halutaan varmistaa entuudestaan tunnettujen hyvien ehdokkaiden tiedonsaanti avoimesta paikasta ja parhaassa tapauksessa hakeutuminen virkaan. Suorahaun avulla voidaan myös etsiä tasapuolisesti naisia ja miehiä ja samalla edistää naisten hakeutumista johtamistehtäviin.

 Vaikka valtionhallinnon henkilöstön kokonaismäärä vähenee, valtio rekrytoi jatkuvasti paljon uutta väkeä. Kolmen pois lähtevän tilalle palkataan kaksi uutta, mikä merkitsee koko valtionhallinnossa noin 300 rekrytointia kuukaudessa.Ajankohtaista on myös työpaikkojen löytäminen muutostilanteissa olevien virastojen henkilöstölle, joka ei siirry uuteen organisaatioon.

Rekrytointi vaatii paljon työtä ja sitä enemmän, mitä laajempana prosessina se toteutetaan ja mitä enemmän hakijoita on. Jokainen valintatilanne vaatii arvioinnin siitä, mikä tapa juuri siinä tapauksessa on paras. Mitä helpommin ja edullisemmin löydetään tehtävän vaatimuksia vastaava ja siihen sopiva henkilö, sitä tuloksekkaampana menettelyä voidaan pitää.

Suorahaku ei kuitenkaan takaa työpaikkaa

Yksityisestä sektorista poiketen valtion suorahaku voidaan toteuttaa vain niissä rajoissa, jotka viran täytölle on asetettu. Kenellekään hakijalle ei voida etukäteen luvata, että hänet nimitetään virkaan. Nimittäminen edellyttää hakemuksen lähettämistä, haastatteluun ja mahdollisesti soveltuvuusarviointiin osallistumista. Ne eivät liene ylitsepääsemättömiä esteitä kenellekään, joka on kiinnostunut tarjolla olevasta tehtävästä. Kysymyksessä on kilpailutilanne, jossa vertailun jälkeen työantajan tarpeet ja tehtävän hoidolle asetetut edellytykset parhaiten täyttävä henkilö nimitetään virkaan.

Viran hakijoiden nimet ovat julkisia, mikä joissain tapauksissa saattaa olla este hakeutua yksityissektorin palveluksesta virkaan, johon nimittämistä ei voida luvata. Tämä epäkohta on valtiovarainministeriössä tiedostettu ja siihen pyritään löytämään ratkaisu mahdollisimman pian.

Valtion työmarkkinalaitoksen julkaisemassa opaskirjassa Miten johtaja valitaan ja valitsee (1998) neuvotaan, että työnantaja voi käyttää asiaan erikoistuneiden toimistojen ja yksittäisten konsulttien palveluja tai virasto voi itse ottaa yhteyttä potentiaalisiin hakijoihin. Viimeksi mainitun oletettiin olevan selvästi käytetympi kuin ensin mainitun, ainakin ylimpien johtotehtävien ja johtavien asiantuntijoiden kohdalla. Viraston oman suorahaun mahdollisuudet riippuvat vahvasti alasta, jolla toimitaan sekä myös viraston henkilöstön yhteysverkoston laajuudesta. Oppaan mukaan suorahaku on usein luontevin tapa potentiaalisten hakijoiden tietoon saamiseksi. Suorahakukonsultin palveluiden etuna voidaan taas pitää sitä, että konsultilla saattaa olla paremmat edellytykset löytää sellaisia henkilöitä, jotka eivät oma-aloitteisesti ole etsimässä työpaikkaa

 Lisää liikkuvuutta suorahaun avulla

Suorahakua voidaan hyödyntää henkilöstön ja johdon liikkuvuuden edistämisessä, johon on pitkään yritetty löytää keinoja. Tavanomaiset viranhakuilmoitukset eivät tavoita sellaista henkilöstöä, joka ei aktiivisesti etsi työpaikkaa. Suorahaku ulottuu myös niihin, jotka ovat tyytyväisiä työhönsä ja työpaikkaansa mutta olisivat hyvän tilaisuuden tarjoutuessa valmiita ottamaan vastaan uusia tehtäviä ja kokemuksia sekä kehittämään osaamistaan. Myös määräaikaiset tehtävät antavat hyvän mahdollisuuden kokemuksen kartuttamiseen ja osaamisen kehittämiseen. Vuoden tai parin työskentely toisessa tehtävässä tai toisessa organisaatiossa toisi uusia valmiuksia ja näkemyksiä, joista on hyötyä paluun jälkeen.

Miten johtaja hankkii monipuolista kokemusta?

Valtion työmarkkinalaitoksessa on meneillään johdon valintaperusteiden määritteleminen ja valintamenettelyn uudistaminen. Taustalla on valtioneuvoston periaatepäätös johtajapolitiikasta. Johtajapolitiikan ohjausryhmä käsitteli asiaa kokouksessaan viime kesäkuussa. Keskeistä on, miten saada johtajatehtävien määräaikaisuus toimimaan hallituksen edellyttämällä tavalla. Pinnalle nousee erityisesti se, mitä ”monipuolisella kokemuksella” tarkoitetaan ja miten se todennetaan nimitystilanteessa.

Tarkoituksena on, että johtamistaitoa vaaditaan kaikissa johtamistehtävissä ja johtamiskokemusta lisäksi kaikkein ylimmissä viroissa (mm. ministeriön kansliapäällikkö, alivaltiosihteeri ja osastopäällikkö sekä ministeriön alaisen viraston päällikkö). Tämä vastaa nykytilaa. Johtamistaito vaatii määrittelemistä, samoin monipuolisen kokemuksen käsite, jotta nimitysharkinta voidaan tehdä asianmukaisesti.

Keskustelussa on tullut esiin vaihtoehto, jossa monipuoliselle kokemukselle asetettaisiin selkeät kriteerit ja vain nämä täyttävä henkilö voitaisiin nimittää virkaan. Esimerkiksi ylimmän johdon tehtävässä kokemus voisi tarkoittaa aikaisempaa työskentelyä kolmessa erilaisessa johtamistehtävässä vähintään 2 - 4 vuoden ajan. Alemmissa johtamistehtävissä monipuolinen kokemus voisi tarkoittaa työskentelyä saman hallinnonalan ja/tai muun hallinnonalan kolmessa virastossa vähintään 2 – 4 vuoden ajan kussakin. Esimerkiksi Euroopan unionin komissiossa on toteutettu tämän tyyppisiin kriteereihin perustuva virkamiesten tehtävien vaihtoa edistävä järjestelmä.

Jos johdon nimityksiin luotaisiin edellä todetunlaiset vaatimukset, ne ohjaisivat johtajiksi tähtääviä hankkimaan erilaisia tehtäviä ja monipuolista kokemusta ehkä jo uran alkuvaiheista asti. Tämä lisäisi työpaikkojen vaihtoa valtion sisällä merkittävästi. Kokemus muilta sektoreilta, yksityiseltä ja kunnallishallinnosta, olisi erittäin hyödyllistä. Tämän myötä muodostuisi pikku hiljaa uudenlainen kulttuuri, jossa virastosta toiseen siirtyminen nähtäisiin valtion yhteisen edun mukaisena eikä suinkaan sen viraston tappiona, josta henkilö lähtee toiseen työhön. Esimiesten tehtäviin kuuluisi kannustaa kehittymishaluista henkilöstöään liikkumiseen. Siirtyminen nähtäisiin nimenomaan kehittymisenä, josta hyöty tulee laajasti katsottuna valtiolle itselleen.

Esimiehen kannalta henkilöstön liikkuvuus ei välttämättä ole aina mieluinen asia. Tiukassa työtilanteessa tai kesken tärkeän projektin hyvän työntekijän lähtö muualle tuntuu menetykseltä. Sen takia esimiehet eivät ole aina halunneet myöntää virkavapautta, vaikka alaiselle olisi tarjottu määräaikaista tehtävää toisesta virastosta. Tosiasia kuitenkin on, että ketään ei voida sitoa työpaikkaan ja siirtyminen muualle voi tapahtua muutenkin milloin vain, yleensä lyhyellä varoitusajalla ja pysyvästi. Suunnitelmallinen ja vaikkapa vain määräaikainen siirtyminen toisiin tehtäviin olisi mielestäni parempi vaihtoehto.

Helistä toimiva sisäinen ilmoituskanava

Kaikki valtionhallinnossa työskentelevät tuntevat toivottavasti sähköisen rekrytointijärjestelmän Helin ja sen Valtiolle.fi -sivuston, jonne ilmoitukset haettavina olevista tehtävistä laitetaan jo hyvin kattavasti. Sen tunnettuus kasvaa koko ajan ja ennen pitkää voimme toivottavasti päätyä johtopäätökseen, että se tunnetaan koko maan työnhakijoiden piirissä ja riittää kaikkien virkojen ainoaksi ilmoituskanavaksi.

Heli-järjestelmä palvelee virastoja laajemmin kuin vain perinteiseen tapaan toimivana hakuilmoitusten julkaisukanavana.  Ennen viran ilmoittamista julkiseen hakuun selvitetään mahdollisuus saada sopiva henkilö valtionhallinnossa jo työskentelevistä ja Heli-järjestelmä tarjoaa tähän ilmoitteluun erinomaisen välineen. Selvittäminen kohdistuu henkilöstöön, joka on organisaatiouudistuksen tai viraston alueellistamisen takia vaarassa jäädä vaille työtä. Organisaatiouudistus ja alueellistaminen toteutuvat usein yhdessä. Muutoksessa olevan viraston henkilöstöllä on ensisijaisesti mahdollisuus sijoittua uudistettavaan virastoon, jos työtä on tarjolla edelleen. Kun virasto tai joku sen toiminnoista alueellistetaan, jokainen joutuu ratkaisemaan, muuttaako työn mukana toiselle paikkakunnalle vai hakeutuuko uusiin töihin. Tähän mennessä siirtymiset uusille paikkakunnille ovat olleet melko vähäisiä, minkä vuoksi työtä vaille jäävää henkilöstöä on tarjolla runsaasti pääkaupunkiseudulla.

Virkasiirrot aidoksi osaksi valintamenettelyä

Käynnissä olevien organisaatiomuutosten ja alueellistamishankkeiden vuoksi osalle nykyistä henkilöstöä ei ole tarjottavissa töitä samassa virastossa tai samalla paikkakunnalla kuin aiemmin. Samaan aikaan valtion virastoissa on tarjolla satoja työpaikkoja. Esim. elokuun lopussa Valtiolle.fi -sivustolla oli runsaat 200 työpaikkailmoitusta. Virkasiirtoilmoituksia oli noin 40. Rekrytointien määrässä ei ole ollut suuria vaihteluita viime aikoina. Vaikka voisi olettaa, että organisaatiomuutosten takia uutta työpaikkaa etsiville löytyisi helposti tehtäviä valtionhallinnosta, hallinnonalarajan ylittävien virkasiirtojen määrä on tähän asti ollut vain 19 kappaletta tänä vuonna. Hallinnonalojen sisällä siirtoja on ollut jonkin verran, mutta vähemmän kuin voisi odottaa.

Valitettavan usein seitsemän päivää kestävää valtion sisäistä ilmoitusta Helissä pidetään rekrytoivassa organisaatiossa vain muodollisuutena. Miksi sitä ei otettaisi ensisijaiseksi keinoksi yrittää löytää uusia hyviä työntekijöitä? Omasta kokemuksesta voin sanoa, että virkasiirtona toteutettu valintamenettely on todella nopea ja helppo, parhaimmillaan tarvitaan vain yksi haastattelu, kun tehtävän vaatimukset erinomaisesti täyttävä henkilö on löytynyt.

Valtion työmarkkinalaitos ja Valtiokonttori ovat yhteistyössä valmistelleet uudelleensijoitusprosessin kuvauksen, joka jaetaan pian virastojen käyttöön. Virkajärjestelyistä ja uudelleensijoittamisprosessista on tiedotettava aktiivisesti myös virastojen sisällä, jotta jokainen rekrytointeja tekevä esimies tuntee ne ja voi toimia valtion yhteisen edun hyväksi.

Kirsi Äijälä
Hallitusneuvos, VTML

Tulostettava versio