Vaihtovirkamiehenä Ruotsin puolustusministeriössä

Olin Ruotsin puolustusministeriössä vaihtovirkamiehenä vuonna 2009 Ruotsin EU-puheenjohtajuuden ajan. Työskentelin turvallisuuspoliittisten ja kansainvälisten asioiden yksikössä (Enheten för säkerhetspolitiska och internationella frågor; SI), jota saattoi tuolloin verrata toiminta-alueensa osalta omaan taustaorganisaatiooni Suomessa, puolustuspoliittisen osaston kansainvälisen puolustuspolitiikan yksikköön. 

Valmisteltaessa puheenjohtajakauden keskeistä neuvostoa minut lähetettiin kolmeksi viikoksi Ruotsin EU-edustustoon Brysseliin varmistamaan neuvoston (YAUN:in) valmistelujen koordinointia puolustushallinnon asioissa siellä sekä edustuston ja pääkaupungin välillä. Sain siten kiinnostavan tilaisuuden nähdä myös Ruotsin edustuston toimintaa ja asioiden valmistelua yhdessä pääkaupungin kanssa.

Ruotsin puheenjohtajakauden määriteltiin olevan "Brussels-based", eli pitkälti Ruotsin EU-edustuston johtamaa ja toteuttamaa toimintaa. Puolustusministeriön alalla pääkaupungin johtorooli oli kuitenkin varsin vahvaa koko kauden ajan. Yhteistyö ja koordinaatio pääkaupungin ja Brysselin välillä oli tiivistä ja jatkuvaa.

EU-puheenjohtajakauden valmistelu oli aloitettu hyvissä ajoin ja taustalla olivat jo ensimmäisen pj-kauden kokemukset. Jälkikäteen katsottuna teemat oli onnistuneesti valittu ja kaikissa saatiin konkreettisia tuloksia. Kehitys olisi hyvin voinut mennä toisinkin, mutta tuloksia edesauttoi juuri se, ettei ollut kovin tarkasti määritettyä omaa tavoitetta. Yhteistyössä jäsenmaiden kanssa tuotettiin se tulos, joka kulloinkin oli saavutettavissa ja kaikkien jäsenmaiden hyväksyttävissä.

Puheenjohtajuuden toimeenpanoa edistivät ministeriön normaaliaikaiset järjestelyt, kattava ja systemaattinen valmistelu- ja päätöksentekosysteemi. Jokaisen yksikön viikoittaiset valmistelut kolmella tasolla varmistavat ministeriön johdon informoimisen, ohjeistuksen saamisen ja päätöksenteon tehokkaasti. Johtajat briefaavat yksiköitään esim. ylemmän tason kokouksista erittäin hyvin. Ulkomailla oleva henkilöstö pidetään niin ikään hyvin ajan tasalla ministeriön tilanteesta ja mukana valmisteluissa.

Olin kiinteä osa toimintaa

Koko työskentelyajan olin positiivisesti yllättynyt siitä, miten myönteisesti minut otettiin vastaan, miten kiinteä osa normaalia toimintaa olin ja miten hyvät työmahdollisuudet minulla siten oli. "Pakkoruotsia" osaavana suomalaisena virkamiehenä aksenttini toki muistutti kollegoja jatkuvasti siitä, etten ollut ruotsalainen, mutta se ei EU-maailmassa erityisemmin haitannut. Valmistelussa olevat asiakirjat olivat tietenkin englanniksi ja ranskaksi, ja asioiden käsittely eri kielillä jatkuvaa. Pomoni totesi niin ikään, että "on paljon helpompi oppia ruotsia kuin EU-ympyröitä".

Minua itseäni kiinnosti vaihtovirkamieskausi alun perin erityisesti Ruotsin EU-puheenjohtajakauden takia, enkä olisi tullut hakeutuneeksi tehtävään muuna aikana. Loppujen lopuksi ministeriössä työskentelyssä oli lähes kiinnostavampaa kuitenkin monet muut seikat. Osallistuminen osaston työskentelyyn monenlaisten muiden asioiden parissa ja normaali työ osastolla olivat itsessään varsin antoisaa ja opettavaista.

Aika Ruotsissa avasi näkemystä omasta maasta

Pidän kokemusta erittäin hyödyllisenä, ja pitäisin tärkeänä, että olemassa olevaa vaihtovirkamiesmahdollisuutta hyödynnettäisiin säännöllisesti pohjoismaidenkin kesken. Sekä Suomessa että Ruotsissa uskotaan, että toisen maan tilanne tunnetaan hyvin, naapureita kun ollaan.  Vaikka tietoa on yllin kyllin saatavilla reaaliaikaisesti, siihen ei ole aina aikaa paneutua syvällisemmin. Kulttuuria ja ajattelutapaa ei ymmärretä automaattisesti, ja reilun puolenkin vuoden aikana ymmärsi, että tunnemme toisemme melko pinnallisesti ja stereotyyppisesti. Aika Ruotsissa avasi minulle henkilökohtaisesti aivan uutta näkemystä oman maamme historiaan, asemaan, toimintatapaan ja kulttuuriin. Olen asunut ja ollut työssä useampaan otteeseen ulkomailla, mutta aika "läheisimmässä" naapurimaassa antoi tietyllä tavalla kiinnostavimman mahdollisuuden oman maan samanlaisuuden ja erilaisuuden tarkasteluun lähietäisyydeltä.

Kokemuksen hyödyntämisessä vielä parantamisen varaa

Yhtä tärkeää kuin kokemuksen hankkiminen on saadun kokemuksen hyödyntäminen mahdollisimman hyvin omassa organisaatiossa paluun jälkeen. Tämän suhteen lienee varsin usein parantamisen varaa.  Kotiinpaluu ulkomailta ei ole vaikeaa, mutta epämotivoivaa se on, jos hyödyllisen ulkomaan kokemuksen jälkeen päätyy huonompaan asemaan kuin ennen lähtöä.  

Mari Eteläpää
Neuvotteleva virkamies, puolustusministeriö

Tulostettava versio