Valtiosihteeri Santamäki-Vuori: Henkilöstö ei ole rasite

Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman ensimmäinen tavoite on saada valtionhallinnon henkilöstö kokemaan, että henkilöstö ei ole rasite eikä este tuloksellisuudelle. Sen sijaan sitoutuneen ja asiantuntevan henkilöstön tarmo ja osaaminen on saatava käyttöön, jotta valtionhallinto toimisi entistä sujuvammin, painottaa valtiosihteeri Tuire Santamäki-Vuori.

Valtiovarainministeri Jutta Urpilaisen valtiosihteerinä toimiva Santamäki-Vuori on lokakuun lopulla asetetun valtionhallinnon vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman ohjausryhmän puheenjohtaja. Valtiosihteeri Santamäki-Vuori on vakuuttunut, että ohjelma mahdollistaa hallitusohjelmassa linjatun suunnanmuutoksen.

- Poliittinen tahtotila oli voimakas ja kirkas, kun vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaan liittyviä asioita hallitusohjelmaan kirjoitettiin. Hallitus myös seuraa ohjelman valmistelua ja linjaa sen etenemistä.

Keväällä hallitus linjaa täsmällisemmin asiat, jotka liittyvät kehysmenettelyyn. Ohjelman etenemisen myötä hallitukselta odotetaan mm. linjauksia rakenteellisista muutoksista ja siitä, mistä toiminnoista ja tehtävistä voitaisiin luopua. Hallitus käsittelee vielä ennen joulua iltakoulussaan ohjelman alustavia linjauksia, joita ohjelman valmisteluryhmä ja ohjausryhmä parhaillaan valmistelevat.

Santamäki-Vuori haluaa muistuttaa heti alkuun, kuten valtiovarainministerikin uuden ohjelman avausseminaarissa marraskuussa, että valtionhallinnon tuottavuusohjelma sai myös hyvää aikaan.

- Tuottavuusohjelman osana tehtiin paljon aidosti tuloksellisuutta parantavia hankkeita eikä näitä hyviä hankkeita pidä eikä saa pysäyttää, valtiosihteeri sanoo.

Uudessa ohjelmassa halutaan kuitenkin korostaa aiempaa enemmän mm. henkilöstön osallistumista valmisteluun sekä henkilöstön aikaansaamiskyvyn ja työn mielekkyyden merkitystä.

- Henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja laajentamiseen, työkykyyn ja työhyvintointiin kiinnitetään entistä paremmin huomiota. Meidän on myös löydettävä toimintatapoja, joilla saamme henkilöstön mukaan käytäntöjen ja toimintakulttuurin muuttamiseen. Myös johtamisen ja esimiestyön kehittäminen korostuu.

- Erittäin tärkeänä pidän myös, että henkilöstötyössä noudatetaan yhdenmukaisia käytäntöjä koko valtiokonsernissa. Viittaan tässä mm. henkilöstösuunnitteluun ja työuran suunnitteluun. Taloushallinnossa meillä onkin jo pitkälle yhtenäiset käytännöt, mutta nyt pitäisi ottaa askel yhdenmukaisuuden suuntaan myös henkilöstötyössä, Santamäki-Vuori sanoo.

Lisää vapautta ja luottamusta

Toinen keskeinen asia ohjelmassa on, että sitovista henkilötyövuositavoitteista luopumalla mahdollistetaan erilaisia tuloksellisen tekemisen tapoja.

- Voidaan etsiä uusia tapoja entistä avarammin kun meillä ei ole henkilötyövuositavoitteista tulevaa pakkopaitaa. On selvä, että htv-lukuja jatkossakin seurataan, mutta ne ovat ohjauksessa aputietona. Uskon, että antamalla lisää vapautta ja vastuuta sekä luottamalla saadaan hyviä tuloksia, sillä vastuu myös mieluusti otetaan.

Santamäki-Vuori viittaa kansliapäällikkö Jarmo Vaittisen ohjelman avausseminaarissa pitämään puheenvuoroon, jonka hän tulkitsi kansliapäällikköjen yhteiseksi näkemykseksi: "Hallitusohjelman tavoitteista ei tingitä, mutta annetaan tilaa etsiä fiksuja tapoja toteuttaa ne tavoitteet".

Mistä on lupa luopua?

Santamäki-Vuori myöntää, että säästötavoitteet ovat olemassa ja toimintamenoista valtaosa on henkilöstömenoja, ja niukkuus sillä puolella jatkuu.

- Siksi tässä ohjelmassa käydään läpi myös valtionhallinnon tehtävät ja toiminnot. Ihmiset haluavat viestin siitä, mitä priorisointi tarkoittaa ja mistä on lupa luopua. Esitys ainakin on, että tämän ohjelman kautta kerätään yksittäisiä toimintoja, joiden tarkoituksenmukaisuutta jatkossa mietitään. Sitä kautta vapautetaan resursseja entistä tähdellisempään käyttöön. Samassa yhteydessä arvioidaan myös siirtomenoja, jotka ovat monella hallinnonalalla merkittävä menoerä. Tehtävien läpikäynti kattaakin laveasti valtionhallinnon toimet, valtiosihteeri lupaa.

Miksi vaikuttavuus nostettiin "framille"?

- Lasketaan se sitten toiminnan laaduksi tai toiminnan vaikuttavuudeksi, kysymys on siitä, miten kansalaiset ja yritykset kokevat valtionhallinnon toiminnan. Asiakkaiden kokemus palvelun toimivuudesta, ratkaisujen odotusajoista yms. menee laadun mittaamisen puolelle, mutta se korostaa ajatusta, miksi olemme olemassa. Eli siksi, että palvelun saajat voivat kokea työmme hyödylliseksi ja hyvin tehdyksi.

- Kun korostetaan vaikuttavuutta, se ehkä auttaa suuntaamaan asioita ennaltaehkäisevään työhön. Toiminnassamme on usein riski, että teemme enemmän korjaavia toimia kuin panostamme ennaltaehkäiseviin asioihin. Vaikuttavuuden näkökulmasta ennaltaehkäisy voi olla hyvinkin tehokasta. Ohjelmassa pyritään hakemaan tasapainoa ennaltaehkäisevän ja korjaavan työn välillä.

- Kun perkaamme toimintoja ja tehtäviämme, vaikuttavuusajattelu on erittäin hyödyllistä. Siinä muistutamme itsellemme, että emme ole olemassa siksi, että teemme yksittäisiä suoritteita mahdollisimman tehokkaasti ja pienin kustannuksin, vaan tehtävillä on myös tarkoitus. Sillä on merkitystä, miten tekemisemme vaikuttavat yhteiskunnassa elinkeinoelämän tai kansalaisen näkökulmasta. Maksamme veroja siksi, että hyvinvointipalvelut pelaavat, mutta myös siksi, että yhteiskuntamme on turvallinen, vakaa ja oikeudenmukainen. Palveleeko työmme tätä, sitä on aika ajoin pysähdyttävä miettimään.

- En hirveän paljon kokisi tuskaa siitä, mitä kaikkea pystytään mittaamaan. Jo pelkästään muistuttamalla, että meidän pitää arvioida asioita useista näkökulmista, kuten vaikuttavuuden, laadun, tuottavuuden, taloudellisuuden, henkilöstön aikaansaamiskyvyn ym. näkökulmasta, pystymme saamaan muutoksia aikaan, Santamäki-Vuori uskoo.

Lisäksi ohjelman on palveltava virastojen tulosohjausta. On etsittävä uusia työkaluja, joilla eri tuloksellisuuden ulottuvuuksia voitaisiin viedä käytännön tulosohjaukseen.

Yhteiset käytännöt ja työkalut käyttöön

Santamäki-Vuori perää yhdenmukaisia käytäntöjä ja työkaluja taloushallinnon lisäksi myös mm. henkilöstösuunnitteluun ja tilankäyttöön, mikä puolestaan edellyttää tahtoa konsernimaiseen ajatteluun ja toimintaan. Hänen mukaansa entistä useammassa asiassa kaivataan valtion konserniajattelua. Mutta hän myös myöntää, että kaikki ei aina heti toimi toivotulla tavalla. Esimerkiksi yhteisille palveluille tulee antaa aikaa näyttää, mitä lisäarvoa ne hallinnolle tuovat. Mutta jonkun ajan kuluttua pitää myös arvioida, lunastavatko palvelut asetetut odotukset ja sitten on tehtävä johtopäätökset mihin suuntaa edetään.

- Kun jostain sovitaan, niin se myös yhdenmukaisesti toteutetaan. Tämä vaatii jatkuvaa puhumista, jotta siihen sitoudutaan tehokkaasti. Odotan myös kansliapäälliköiltä vahvaa roolia oman hallinnonalansa ohjaajana siinä, että ohjelman linjaukset muuttuvat todeksi. Luotan, että keskustelu yhteisten käytäntöjen ja toimintojen tarpeesta vie asiaa eteenpäin.

- Kunhan ohjelman sisällöstä yhteisesti päätetään, kansliapäällikkökokouksen tulisi aika ajoin mutta säännöllisesti käsitellä ohjelman ehdotuksia. Kun myös ohjausryhmässä on kansliapäälliköiden edustus, uskon että he ovat valmiita sitoutumaan tavoitteiden toteuttamiseen. Minulla on luja luottamus myös koko virkakuntaan, että sovitut asiat tapahtuvat.

Valtiosihteeri Santamäki-Vuoren mielestä yksituumaisuus ohjelman eteenpäin viemiseksi välittyi hyvin jo valtion virkamiesjohdolle järjestetyssä ohjelman avausseminaarissa.

Henkilöstötyöryhmä miettii jo ehdotuksia

Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman henkilöstötyöryhmässä mietitään osaamisen laajentamista, liikkuvuutta, johtamista, esimiestyötä jne.  

- Luotan siihen, että henkilöstötyöryhmässä erityisesti pohditaan, millä tavalla edistetään omaehtoista liikkuvuutta, mikä liittyy myös osaamisen laajentamiseen. Jään odottamaan kiinnostuksella ideoita ja aloitteita, joita Helena Tammen vetämästä työryhmästä tulee.

Santamäki-Vuoren mukaan tulee ristiriitaista viestiä siitä, miksi liikkuvuus on niin vähäistä, missä määrin ihmiset itse arastelevat ja missä määrin pelätään sitä, että tehtävästä toiseen siirtymisessä on liikaa riskejä, missä määrin esimiehet eivät päästä hyviä työntekijöitä muihin virastoihin tai muille hallinnonaloille.

- Panisin erityisiä odotuksia nuoriin ja valtionhallinnon tulokkaisiin ja siihen, millä tavalla he valtionhallinnon mahdollisuuksiin tarttuvat. Nuoren näkökulmasta valtionhallinto on aivan erinomainen työpaikka, koska se mahdollistaa liikkumaan valtionhallinnon sisällä hyvinkin laajasti. Harva työnantaja pystyy tarjoamaan niin monimuotoisia kokemuksia. Tämä meidän pitäisi pystyä kääntämään valtionhallinnon erityiseksi houkutustekijäksi.

Oleellinen ponnin tulee toimintakulttuurista

Santamäki-Vuori korostaa, että innovatiivisuus on työorganisaation ominaisuus.

- Innovatiivisuus kuolee, jos organisaation toimintakulttuuri ei tue ideoihin tarttumista ja niiden yhteistä jalostamista, eikä silloin auta mitkään kannustimet. Oleellinen ponnin tulee toimintakulttuurista, jonka muuttaminen on usein kaikkein hitainta, mutta haluan kannustaa siihen.

- Uskon, että hyviä esimerkkejä niin valtionhallinnosta kuin muualtakin löytyy siitä, että luova ja innostava ilmapiiri on pystytty luomaan. Kukaan ei itse keksi parasta tapaa, vaan idea jalostuu yhteisessä puhunnassa ja arvioinnissa ja ehdotus voi oikeasti johtaa muutokseen. Se kannustaa, että fiksut ideat otetaan käyttöön. Jos hyvästä ideasta vaikka maksettaisiinkin, mutta sitä ei koskaan toteuteta, se lannistaa.

- Kovasti painottaisin toimintakulttuurin merkitystä ja aineettoman palkitsemisen merkitystä. Voi olla, että symbolisesti materialistisetkin asiat ovat tärkeitä, mutta ehkä kuitenkin tärkeintä on saada se viesti, että joku asia voi muuttua yhteisön itsensä esittämiä fiksuja ajatuksia kehittämällä ja käyttöön ottamalla.

- Ymmärrän varovaisuuden uusien asioiden kokeiluissa lakisääteisten tehtävien toteuttamisessa. Mutta hallinnossa voidaan ehkä olla vapaampia kokeiluihin kuin elinkeinoelämässä, kun taloudellista tulosta ei tarvitse mitata neljännesvuosiajattelulla, valtiosihteeri kannustaa.

ICT-hankkeilla ja vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmalla vahva keskinäinen riippuvuus

Virastot odottavat myös taloudellisia panostuksia kehittämishankkeille, joista on mahdollista saada säästöjä myöhemmin. Onko sellaiseen varauduttu ohjelmassa? Esimerkiksi kansliapäällikkö Vaittisen aiemmin mainitussa seminaaripuheenvuorossa toivottiin kehittämismomenttia, josta voitaisiin tukea rakenteiden kehittämistä ja investointeja.

- Tämä tarve on tunnistettu. Olen Vaittisen kanssa samaa mieltä, että meidän pitää allokoida jollakin tavalla rahoitusta myös kehittämispanostuksille, joista tiedämme, että hyöty ei tule samalla hetkellä kuin panostukset, mutta alusta lähtien on oltava suunnitelma ja myös sopimus siitä, koska tulokset tulevat näkyviin. Pitää olla realistinen suunnitelma takaisin maksuajasta.

- Yksityiskohtaista valmistelua menettelytavoista, millä tavalla tämä mahdollisuus luodaan, hiotaan vielä. Kytken tämän lähinnä ICT-hankkeisiin, joiden hyödyt edellyttävät, että myös toimintaprosessit muuttuvat. Ja toisaalta vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmassa tavoitteet edellyttävät, että ICT:tä kyetään hyödyntämään. Näillä hankkeilla on siis varsin voimakas keskinäinen riippuvuus, korostaa valtiosihteeri Tuire Santamäki-Vuori.

Leena-Maija Jyllikoski
VM

Tulostettava versio