Alivaltiosihteeri Hannu Himanen, UM:

Finwin voi toimia muutoksen katalysaattorina

Finwin voi toimia muutoksen katalyyttinä, mutta ei ole vielä riittävästi sitä tehnyt. Miten tavoittaa koko johto ja ravistella se hereille, kysyy ohjelmassa mukana oleva ulkoasiainministeriön (UM) alivaltiosihteeri Hannu Himanen.

Himasen mukaan valtionhallinnon rakenteet pitää saada nykyistä olennaisesti joustavammiksi ja hallintokulttuuri paljon nykyistä avoimemmaksi. Keskeistä tulevaisuudessa on avoin vuorovaikutus hallinnon sisällä, muun yhteiskunnan kanssa ja kansainvälisesti, ja nimenomaan siinä tarkoituksessa, että valtionhallinto ja julkinen sektori yleisemminkin pystyvät tuottamaan sellaisia palveluita ja sellaista lisäarvoa yhteiskunnalle ja kansalaisille, mitä siltä on edellytettävä:

- Olennaista ei ole se, kuka palvelun tuottaa, vaan se että kansalaiset saavat hyvää julkista palvelua. Tätä pidän myös kilpailukyvyn avainkysymyksenä. Jäykät rakenteet ja reviirien puolustaminen muodostuvat tehokkaiksi esteiksi kilpailukyvyn kehittymiselle.

- Ministeriöiden väliset raja-aidat ovat lähes ylittämättömiä ja reviirikiistat edelleen mittavia. Siiloajattelusta pitäisi päästä eroon. Silloin herää kysymys, pitäisikö valtion keskushallinnossa harkita mittavampia rakenteellisia muutoksia, jopa koko hallintofilosofian kyseenalaistamista. Hyvä hallinto perustuu hyvään työnjakoon viranomaisten välillä. "Good fences make good neighbours", sanotaan. Mutta nyt tuntuu, että aidan yli ei nähdä eikä haluta katsoa, eikä varsinkaan suvaita sitä, että muut kurkkivat minun pihalleni.

- Tässä Finwin voi toimia katalyyttinä, mutta se ei ole sitä mielestäni riittävässä määrin tehnyt. Useimmilta hallinnonaloilta osanotto on ollut aika kapeaa ja keskittynyt niihin, joita ei enää tarvitse vakuuttaa muutoksen välttämättömyydestä. Olennainen kysymys on, miten tavoittaa koko johto ja ravistella se hereille.

- Ohjelman koetinkivi jatkossa - jos jatkoa seuraa, kuten toivon - on koko johdon, siis myös muutokseen vastahakoisesti suhtautuvan johdon, tavoittaminen ja heidän kannaltaan merkitsevän, hyödyllisen ja vaikuttavan keskustelun synnyttäminen. Silloin pitäisi myös löytää hallinnonalojen rajat ylittävää ajattelua ja ongelmanratkaisuja. Toinen iso ongelma on hallituksen, siis poliittisten päättäjien sitouttaminen. Ei riitä, että hallintoministeri käy puhumassa tilaisuuksissa, Himanen muistuttaa.

- Oma tehtäväni on ollut nyt neljän vuoden ajan käytännössä kehitys- ja muutosjohtajan tehtävä. Kun katson laihoja tuloksia, en voi kuin todeta, että muutos vaatii paljon työtä ja sitkeyttä. En voi kokea juurikaan onnistuneeni suurissa hankkeissa, mutta silloin pienistäkin askeleista on jotenkin osattava iloita. Parhaassakaan tapauksessa muutamassa vuodessa ei paljon ehdi tapahtua. Virkamieskunnan muutosvalmius ja kriisitietoisuus on vähäinen, mikä tekee tehtävästä sitäkin haastavamman, Himanen kertoo.

Seminaareissa yritetty hakea yhteisiä toimintatapoja

Finwin-ohjelmassa on syksyn aikana pidetty hallinnonalakohtaisia seminaareja sekä teemaseminaareja. Hallinnonalaseminaareissa on käsitelty kunkin hallinnonalan keskeisiä muutosteemoja ja -tilanteita sekä käyty läpi muutosjohtamisen perussisältöä ja käytännön tukitoimia. Ohjelman seminaareissa on haettu yhteistä tapaa muutostilanteiden käsittelyyn ja osin löydettykin, mutta selkeitä käytäntöjä vielä kaivataan.

Hallinnonalakohtaisista seminaareista saatujen palautteiden perusteella joillekin osallistujille on vielä jäänyt epäselväksi, mihin näillä seminaareilla pyritään. Toisaalta tilaisuudet saivat myös kiitosta siitä, että muutoksesta ja sen johtamisesta puhutaan yhdessä. Sitä pidettiin myös hyvänä, että hallinnonalaa kokonaisuutena mietitään yhdessä.

Useissa palautteissa toivottiin kuitenkin selkeämpää ennakkoviestiä siitä, mistä on kysymys, mihin tähdätään ja mitä osallistujilta odotetaan. Myös hallinnonalan sekä virastojen ylintä johtoa on kaivattu paremmin mukaan. Lisäksi muiden hallinnonalojen kokemuksista toivotaan tietoa.

Valtiokonttorin Kaiku-työhyvinvointipalveluissa työyhteisöjen kehittämisestä vastaavan kehityspäällikön Hilppa Kajasteen mukaan Finwinin hallinnonalatilaisuuksissa tavoiteltiin laajaa yhteistä kuvaa muutostilanteiden käsittelyyn ja hänen mielestään siinä onnistuttiinkin. Hän osallistui VM:n, UM:n ja STM:n tilaisuuksiin. Uuden työ- ja elinkeinoministeriön tilaisuus on vielä edessä.

- Näissä tilaisuuksissa jokainen hallinnonala korostaa, aiheestakin, hallinnonalansa erilaisuutta. Minä tavallaan ulkopuolisena etsin yhtäläisyyksiä. Sellaiseksi havaitsin mm. yhteisen pyrkimyksen asiakasnäkökulman vahvistamiseen ja tämän näkökulman korostumiseen tulevaisuudessa yhä vahvempana, Kajaste kertoo. 

Hannu Himanen piti myös oman hallinnonalansa tilaisuutta onnistuneena:
- Siellä syntyi hyvää keskustelua, ja kirjatut päätelmät olivat relevantteja ja hyödyllisiä.  Lopullinen testi on tietysti siinä, miten tällainen keskustelu heijastuu käytännön työhön.

Kajaste sanoo olevansa näköalapaikalla muutoksen tarpeen havaitsemisessa, tarpeiden esille ottamisessa ja työyhteisöjen tukemisessa vuorovaikutteisimmiksi ja yhteisöllisiä arvoja korostaviksi. Hän näkee työssään työhyvinvoinnin ja tuottavuuden yhteyden varsin selvästi: Muutokseen tottuminen onnistuu parhaiten, jos työyhteisöt ylipäätään ovat toimivia.

- VM:n hallinnonalan tilaisuudessa esiteltiin kaksi esimerkkiä, jotka saivat kaltaiseni asiantuntijan hyvälle tuulelle. Tiedän, että myös muualla hallinnonalallamme on panostettu laajasti muutosjohtamiseen yleensä ja henkilöstöjohtamiseen erityisesti. Esimiesten keskeisenä tehtävänä muutoksessa on tukea henkilöstöä menemään rohkeasti eteenpäin, Kajaste korostaa.

Selkeitä käytäntöjä kaivataan

Hilppa Kajaste odottaa Finwin-ohjelmalta paljon.
- Toivoisin, että yhteisen kuvan nyt muodostuttua pääsisimme syvemmälle konkretiaan, käytännön operatiiviseen toimintaan ja tekoihin. Muutosviestinnästä tiedän kaivattavan selkeitä käytäntöjä. Lisäksi tarvittaisiin tietoa menetelmistä, joiden avulla muutos voidaan toteuttaa henkilöstöä osallistavasti ja siten varmistaa muutoksen ja motivaation pysyvyys.

Kaikissa rinnakkaisissa tilaisuuksissa on esitelty erinomaisia esimerkkejä. Vaikka niitä sellaisenaan ei voikaan siirtää, kuinka oppisimme poimimaan toimivimmat käytännöt ja jalostamaan niitä kuhunkin organisaatioon sopiviksi, Kajaste kysyy.

Rekrytointihaaste nousemassa esiin

Poikkihallinnollisissa teemaseminaareissa pohdittiin, minkälaista johtamista edellyttävät valtioyhteisön konsernitoiminnot (28.1.) ja alueellistaminen (4.12.) sekä sosiaaliset innovaatiot ja työhyvinvointi (29.11). Seminaareissa mukana olleet henkilöstöjärjestöjen edustajat ovat arvostaneet heille tullutta mahdollisuutta osallistua seminaarien keskusteluihin.

Valtion konserniohjausta käsittelevässä poikkihallinnollisessa seminaarissa Säätytalossa osallistujille muun muassa perusteltiin, miksi joitakin palveluita kannattaa tuottaa koko valtiolle ns. yhdeltä luukulta. Valtiovarainministeriön hallinnon kehittämisosaston apulaisosastopäällikkö Heikki Joustien mukaan tällaisia palveluita ovat talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut, toimitilapalvelut, hankintatoimi, IT-palvelukeskus ja muutosjohtamista tukevat henkilöstöpalvelut.

Palveluitaan esittelivät Valtiokonttorin toimialajohtaja Mikko Kangaspunta ja Sisäasiainhallinnon palvelukeskuksen johtaja Timo Kallio sekä Senaatti-kiinteistöjen toimitusjohtaja Aulis Kohvakka. Lainsäädäntöneuvos Erik Strömberg Valtion työmarkkinalaitoksesta kertoi hallituksen 6.11. hyväksymän muutosturvapäätöksen soveltamisesta valtionhallinnossa.

Toimintatapojen muutokset ovat useimmiten vaikeita ja ne ovat suuri haaste johtamiselle. Sopeuttamishaaste korostunee tuottavuusajattelussa, mutta Joustien mukaan henkilöstön poistumasta nousee myös suuri rekrytointihaaste, jolloin olemme uudessa tilanteessa, jossa valtion on vähän itsekkäästikin katsottava, miten haasteeseen vastataan.

Muutosturvaneuvonnasta apua

Erik Strömbergin mukaan myös muutosturva-asioissa pyritään siihen, että muutostilanteet eri virastoissa hoidettaisiin mahdollisimman pitkälti yhtenäisin menettelytavoin. VM:n Muutosten johtaminen ja muutosturva valtionhallinnossa -kirjeessä esitellään keinoja, millä haastavista tilanteista voi selvitä. Toimenpiteiden tarkoituksena on saada irtisanomisuhan alaiset henkilöt uudelleen sijoitettua mahdollisimman nopeasti joko muualle valtion palvelukseen tai valtionhallinnon ulkopuolelle. Valtion omaa rekrytointijärjestelmää Heliä hyödynnetään myös tässä tarkoituksessa. Helin tuleekin olla kaikkien virastojen käytössä 30.6.2008 mennessä.

Valtion työmarkkinalaitoksessa mietitään helmikuun loppuun 2008 mennessä miten henkilöstöpalvelut-toiminto järjestetään. Jotta asiat hoituisivat sujuvasti, ministeriöihin ja virastoihin toivotaan henkilöstökoordinaattoria hoitamaan asioita siellä päässä. Strömberg pyysi myös seminaarin osanottajilta ehdotuksia, miten VTML voisi palvella virastoja parhaiten.

Kaikille yhteisten seminaarien parhaana antina pidettiin esimerkkejä, joista voi oppia. Verkostoitumisen kannalta tilaisuuksia pidettiin myös hyvinä. Ryhmätöihin sen sijaan ei oltu aivan tyytyväisiä. Joissakin vastauksissa ryhmätyöskentelyä pidettiin hauskana, mutta pinnallisena. Ylintä johtoa toivottiin myös paikalle enemmän.

Leena-Maija Jyllikoski
VM, viestintä

Tulostettava versio