Tuottavuustyötä hyvällä ja osaavalla henkilöstöjohtamisella

Tuottavuustoimenpiteistä huolimatta valtio rekrytoi tulevaisuudessa jopa enemmän henkilöstöä kuin tällä hetkellä. Selvitäkseen työvoimakilpailussa ja muista haasteista valtion on harjoitettava entistä suunnitelmallisempaa henkilöstöjohtamista.

Kansantalouden realiteetti Suomessa on, ettei työn määrä voi kasvaa, jolloin elintason nousu on mahdollista vain tuottavuutta kasvattamalla. Tämä koskee kaikkia sektoreita, myös valtiosektoria, jolla pienestä koostaan huolimatta on keskeinen merkitys yhteiskunnallisen vaikuttavuuden luojana kansantaloudessa.

Valtion organisaatiot kohtaavat tulevaisuudessa suuria haasteita, joista selviäminen vaatii toiminnan ja organisaatiorakenteiden uudistumista sekä entistä suunnitelmallisempaa ja parempaa henkilöstöjohtamista. Kansalaiset ja yrityssektori odottavat, että ne saavat tarvitsemansa korkeatasoiset palvelut mahdollisimman alhaisella verorasitteella.

Valtiosektori tulee tuottavuustoimenpiteistä johtuvista henkilöstövähennyksistä huolimatta rekrytoimaan tulevaisuudessa lähes yhtä paljon tai joinakin vuosina enemmänkin henkilöstöä kuin tällä hetkellä. Ennusteiden mukaan vuoteen 2015 mennessä rekrytointitarve on 3000 - 5000 henkilöä vuodessa, mikä ilmenee oheisesta kuviosta.

Osaamisen menetys korvattava

Henkilöstön osaamisen ja teknologian, varsinkin tieto- ja informaatioteknologian merkitys toiminnassa lisääntyy entisestään samalla kun henkilöstön poistuma lisääntyy kasvavan vanhuuseläköitymisen takia. Tästä on seurauksena, että valtionhallinnossa menetetään huomattavasti organisaatioiden sisäistä ydinosaamista. Osaamisen menetys voidaan kuitenkin korvata nykyhenkilöstöä kehittämällä, siirtämällä osaamista ajoissa ja onnistuneilla uusrekrytoinneilla.

Monissa tutkimuksissa on todettu, että tuottavuus on suoraviivaisessa riippuvuussuhteessa henkilöstön osaamiseen, motivaatioon ja työkuntoon. Jotta henkilöt ovat aidosti valmiita kehittämään työ-/toimintaprosessejaan entistä tehokkaimmiksi, heillä pitää olla kohtalainen varmuus työpaikan säilyttämisestä esim. työpanosta vähentävien tuotantoprosessien uudistustoimenpiteiden jälkeen.

Varsinkin asiantuntijatöissä keskeisenä motivoivana tekijänä ovat mielenkiintoiset ja haastattavat työtehtävät sekä työnteon itsenäisyys sovittujen tulostavoitteiden puitteissa. Henkilölle on tärkeää, että hän tietää mitä tuloksia häneltä odotetaan ja miten suoriutuminen vaikuttaa mm. palkintaan ja urakehitykseen. Nämä on otettava huomioon, kun kehitetään työprosesseja ja työtapoja motivoiviksi ja tuottaviksi ja samalla henkilöstön osaamisvarallisuutta kasvattaviksi.

Tutkimuksissa on todettu myös, että työn vaativuuden eli sisällön haasteellisuuden lisäys johtaa tuottavuuden nousuun ainoastaan silloin kun työhön liittyy korkea päätöksentekovapaus. Kun itsemääräämisvalta on koettu alhaiseksi, haastaviin töihin liittyy alhainen tuottavuus ja enne stressistä. Varsinkin säännöllisen työajan ylittävällä työajalla on alentava vaikutus tuottavuuteen.

Valmentava johtaminen kannustaa

Henkilöstön suorituksen ja osaamisen johtaminen nousevat keskeisiksi keinoiksi tuottavuuden parantamistyössä. Valmentavassa tulevaisuusperusteisessa johtamisessa henkilöstölle annetaan selvät tulostavoitteet ja johto tukee niiden saavuttamista tarjoamalla hyvät työskentelyolosuhteet sekä tarvittavat taloudelliset ja muut resurssit. Kullakin henkilöllä on vapaus valita parhaat työtavat ja -prosessit organisaation hänelle asettamiin tavoitteisiin pääsemiseksi. Ennakoivaan johtamiseen kuuluvat strategiaperusteisten henkilöstösuunnitelmien olemassaolo ja niihin pohjautuva henkilöstön kehittäminen ja tehtäviin uudelleen sijoittelu.

Henkilöstön tilaa seurattava herkällä korvalla

Tuottavuustoimenpiteitä toteutettaessa organisaatioissa pitäisi "herkällä korvalla" seurata jatkuvasti mm. henkilöstön työtyytyväisyyden, sairauspoissaolojen, työkyvyttömyyseläköitymisen, vaihtuvuuden, ylitöiden teon sekä henkilöstön osaamisen kehittymistä. Tilapäisesti työtulosta voidaan nostaa esimerkiksi ylikuormittamalla henkilöstöä kuten teettämällä paljon ylitöitä. Tämän seurauksena kuitenkin työtyytyväisyys laskee, millä puolestaan on alentava vaikutus tulevaan tuottavuuskehitykseen.

Eri tutkimusten mukaan tuottavuuden parantamiselle on parhaat lähtökohdat, jos organisaatiolla on innovaatiotavoitteinen ja henkilöstön osallistumiseen perustuva strategia. Henkilöstön osallistumiseen ovat sidoksissa kasvava taloudellinen suorituskyky ja aleneva vaihtuvuus. Tällöin muutosvastarinnan vaikutus kehittämistoimenpiteisiin on vähäinen. Tuottavuustyö onnistuu parhaiten työyhteisöissä, joissa on vähän jännitteitä ja ristiriitoja johdon ja henkilöstön välillä sekä henkilöstön keskuudessa. Oleellista onkin avoin ja tiedottava ilmapiiri. Suotuisan työilmapiirin luonti on erittäin tärkeää tuottavuustoimenpiteisiin ryhdyttäessä ja niitä toteutettaessa. 

Veli-Matti Lehtonen
finanssineuvos, VTML

Tulostettava versio