Produktivitetsarbete genom gott och kunnigt personalledande

Det är en nationalekonomisk realitet i Finland att arbetsmängden inte kan öka, vilket betyder att en höjning av levnadsstandarden blir möjlig endast genom ökad produktivitet. Detta gäller samtliga sektorer, även statssektorn, vilken trots sin ringa storlek spelar en central roll inom nationalekonomin som skapare av samhällelig verkan.

De statliga organisationerna kommer att möta stora utmaningar i framtiden, och klarandet av dem förutsätter förnyade funktioner och organisationsstrukturer, samt allt planmässigare och bättre personalledande. Medborgarna och företagssektorn förväntar sig nödvändiga tjänster av hög kvalitet med en så låg skattebelastning som möjligt.

Statssektorn kommer, oavsett personalminskningarna på grund av produktivitetsåtgärder, att rekrytera nästan lika mycket, och under vissa år till och med mera personal än i dagsläget. Enligt prognoserna kommer rekryteringsbehovet att vara 3 000 - 5 000 personer per år före 2015.

Kompetensbortfallet måste kompenseras

Personalens kompetens och teknologin, i synnerhet data- och informationsteknologin, blir allt viktigare för verksamheten samtidigt som personalbortfallet ökar på grund av de tilltagande ålderspensioneringarna. Detta leder till att statsförvaltningen förlorar ansenliga mängder organisationsintern kärnkompetens. Kompetensbortfallet kan emellertid kompenseras genom att den nuvarande personalen utvecklas, genom att kompetens överförs i tid, och genom lyckade rekryteringar.

Många undersökningar har gett vid handen att produktiviteten är direkt beroende av personalens kompetens, motivation och abetsförmåga. För att de anställda på allvar ska vara färdiga att göra sina arbets/handlingsprocesser ännu effektivare, måste de ha en rimlig garanti över att arbetsplatsen bevaras även efter sådana produktionsprocessreformer som minskar på arbetsinsatsen.

Intressanta och utmanande arbetsuppgifter och självständigt arbete inom ramen för överenskomna resultatmålsättningar utgör viktiga motiveringsfaktorer framför allt i fråga om expertuppgifter. Det är viktigt att man vet vad som förväntas av en och hur prestationen påverkar bl.a. belönandet och karriärutvecklingen. Dessa saker bör beaktas då man utvecklar motiverande och produktiva arbetsprocesser och arbetssätt som samtidigt utökar personalens kompetenstillgångar.

Undersökningarna har också visat att en ökning av arbetets svårighet, dvs. att innehållet görs mera utmanande, leder till ökad produktivitet endast då arbetet har en hög grad av beslutandefrihet. Om självbestämmanderätten upplevs vara inskränkt, brukar utmanande arbeten vara förknippade med låg produktivitet och stressprognoser. Arbete utöver den regelbundna arbetstiden har en synnerligen produktivitetsminskande inverkan.

Tränande ledande uppmuntrar

Ledandet av personalens prestationer och kompetens framstår som centrala medel för förbättring av produktiviteten. Tränande framtidsbaserad ledning betyder att man ger tydliga resultatmål åt personalen, och att ledningen stödjer uppnåendet av dem genom att erbjuda goda arbetsförhållanden samt nödvändiga ekonomiska och andra resurser. Varje individ har möjlighet att välja bästa möjliga arbetssätt och - processer för att uppnå de mål som organisationen satt upp för honom eller henne. Förutseende ledande inkluderar strategibaserade personalplaner och personalutveckling och omallokering utgående från dem.

Personalläget bör följas upp med ett känsligt öra

Då produktivitetsåtgärder genomförs borde organisationerna kontinuerligt följa upp utvecklingen av bl.a. arbetstrivseln, sjukfrånvarona, arbetsoförmögenhetspensioneringarna, omsättningen, övertidsarbetandet samt personalkompetensen "med ett känsligt öra". Arbetsresultaten kan höjas tillfälligt bl.a. genom att överbelasta personalen t.ex. genom mycket övertid. Detta leder emellertid till att arbetstrivseln sjunker, vilket å sin sida påverkar den framtida produktivitetsutvecklingen negativt.

Olika undersökningar visar att det bästa utgångsläget för produktivitetsförbättring utgörs av en strategi som har innovativa målsättningar och som bygger på personalens engagemang. Höjd ekonomisk prestanda och minskad personalomsättning har ett samband med personalens engagemang. I sådana lägen har förändringsmotståndet endast en liten inverkan på utvecklingsåtgärderna. Produktivitetsarbetet lyckas bäst i arbetsgemenskaper med få interna spänningar och konflikter mellan ledningen och personalen. Det väsentliga är att upprätthålla en öppen och informativ atmosfär. Det är ytterst viktigt att skapa en gynnsam arbetsmiljö då man inleder och verkställer produktivitetsåtgärder.

Veli-Matti Lehtonen
finansråd, SAMV

Tulostettava versio