ALKU-hanke loppusuoralla

Aluehallintovirastot ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset aloittavat 1.1.2010. Molempien uusien viranomaisten ylimmät johtajat on tarkoitus valita vielä ennen joulua.

Tasavallan presidentti vahvisti valtion uutta aluehallintoa koskevan lainsäädännön 20.11.2009. Valtioneuvosto antoi samana päivänä uusia aluehallintovirastoja sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksia koskevat asetukset.

Uudistuksessa lääninhallitukset, työ- ja elinkeinokeskukset, alueelliset ympäristökeskukset, ympäristölupavirastot, tiepiirit ja työsuojelupiirien työsuojelutoimistot lakkautetaan ja niiden tehtävät kootaan ja uudelleen organisoidaan kahteen uuteen viranomaiseen, aluehallintovirastoon (AVI) ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukseen (ELY). Aluehallintovirastoja perustetaan kuusi ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksia 15. Ne aloittavat toimintansa 1.1.2010.

Johtajilta vaaditaan laajaa näkemystä ja osaamista

Uusien virastojen ylimpien johtajien valinta on parasta aikaa käynnissä. Hakumenettelyt käynnistettiin virkojen perustamisella heti sen jälkeen, kun asetukset oli annettu, koska aikataulu on äärimmäisen tiukka. Aluehallintovirastojen ylijohtajiksi haki määräajassa 32 henkilöä. Sekä AVIen että ELYjen vastuualueiden ja hallintopalvelut -vastuuyksiköiden johtajien virkojen osalta käytettiin pääasiassa avointa ilmoittautumismenettelyä virastojen palvelukseen siirtyvälle henkilöstölle. Vain poikkeustapauksissa käytettiin avointa julkista hakumenettelyä.

ELYjen ylijohtajiksi nimitetään yksi kolmesta vastuualueen johtajasta. ELYjen vastuualueiden johtajiksi haki 126 henkilöä. Valtioneuvosto nimittää ylijohtajat. Vastuualueiden johtajat nimittää se ohjaava ministeriö, jonka toiminnalliseen ohjauksessa vastuualue toimii. Uusien viranomaisten ylimmän johdon nimittämisessä nähtiin tarkoituksenmukaisimpana, että ylijohtajien ja johtajien virat täytetään enintään viiden vuoden määräajaksi.

Uusissa monialaisissa aluehallintoviranomaisissa johtamistehtävien menestyksellinen hoitaminen edellyttää useiden johtamisen osa-alueiden hallintaa. Ylijohtajilta ja johtajilta vaaditaan kykyä strategiseen johtamiseen monialaisissa ja useiden hallinnonalojen tehtäviä hoitavissa virastoissa ja muuttuvassa toimintaympäristössä, kykyä muutosjohtajuuteen sekä hyvään ihmisten johtamiseen. Uuden johdon tehtävänä on myös huolehtia organisaatioiden rakentamisesta ja uusien toimintakulttuurien synnyttämisestä.Ylijohtaja vastaa viraston toiminnan tuloksellisuudesta ja viraston yhteisten tulostavoitteiden saavuttamisesta ja vastuualueen johtaja vastaa vastuualueen toiminnan tuloksellisuudesta ja tulostavoitteiden saavuttamisesta.

Henkilöstö siirtyy virkoineen ja tehtävineen

Lakkaavien virastojen virka- ja työsopimussuhteinen henkilöstö siirtyy virkoineen ja tehtävineen sekä määräaikaisia tehtäviä hoitava henkilöstö siirtyy palvelussuhteensa keston ajaksi asianomaiseen ELYyn, AVIin tai maakunnan liittoon. Uusiin aluehallintoviranomaisiin on siirtymässä noin 5700 henkilöä, joista noin 1350 aluehallintovirastoihin ja noin 4300 ELYihin.

Samaan aikaan aluehallinnon uudistuksen kanssa toteutuu myös muita muutoksia valtionhallinnossa. AVIen, ELYjen ja maakunnan liittojen lisäksi henkilöitä siirtyy nykyisistä aluehallintoviranomaisista mm. poliisihallitukseen, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseen, Valtakunnan voudinvirastoon, Valviraan ja Suomen ympäristökeskukseen.

Työyhteisöjen näkökulmasta, muutos näyttäytyykin eri tavoin. On virastoja, joista koko työyhteisö siirtyy samaan uuteen virastoon. Toisessa ääripäässä on esimerkiksi Länsi-Suomen lääninhallitus, jonka nykyinen henkilöstö jakaantuu ainakin kolmeentoista eri virastoon. Tarvittavat siirtymiset työskentelemään toiselle työssäkäyntialueelle eivät kuitenkaan ole uudistuksen laajuuteen nähden merkittävät.

Siirtymiset täsmentyvät ja varmistuvat uusissa virastoissa, sillä virastot voivat työjärjestyksellään antaa tarkempia määräyksiä toimintojen järjestämisestä sekä henkilöstön tehtävistä ja työskentelypaikkakunnista. Tavoitteena on, että tarvittavat henkilöstösiirrot paikkakuntien välillä voidaan tehdä hallitusti, vapaaehtoisuuden pohjalta ja eläköitymistä hyödyntäen.

Uudistuksen mahdollisuudet kannattaa hyödyntää

Aluehallinnon uudistamishankkeella vastataan viranomaistoiminnan tulevaisuuden haasteisiin. Muutos on mahdollisuus myös henkilöstölle. Laajemman toimialan omaavat viranomaiset tulevat tarjoamaan henkilöstölle mahdollisuuden monipuolisiin työtehtäviin sekä osaamisen ja asiantuntijuuden kehittämiseen ja siten uralla etenemiseen. Enemmänkin kysymys on siitä, kuinka nämä mahdollisuudet osataan hyödyntää.

Uusissa aluehallintoviranomaisissa otetaan aiempaa laajemmin käyttöön erikoistuminen. Erikoistumistehtävien sijoittelussa yksi ratkaiseva tekijä on ollut henkilöstön osaaminen. Erikoistumisyksiköt tulevat osaltaan tarjoamaan mahdollisuuden asiantuntijuuden kehittämiseen ja syventämiseen. Osaan uusista erikoistumisyksiköistä oli sisäinen ilmoittautumismahdollisuus uusiin viranomaisiin siirtyville henkilöille - ilmoittautuneita oli ilahduttavan paljon - se osoittaa, että henkilöstö on kiinnostunut etsimään uusia urapolkuja tai laajentamaan ja syventämään osaamistaan.  

Henkilöstösuunnittelu käynnistetty

Alueellisten muutosryhmien tehtävänä on ollut laatia muutossuunnitelmiensa osana alustava virastokohtainen henkilöstösuunnitelma. Tämä linjattiin hankkeen alkuvaiheessa hankkeelle laadituissa henkilöstöpoliittisissa periaatteissa. Osana uusien viranomaisten toiminnan suunnittelua on tarpeen laatia henkilöstösuunnitelmat organisaation strategisten tavoitteiden toteuttamiseksi ja toiminnan vaatiman henkilöstön määrän ja osaamisen määrittämiseksi. Haluttiin varmistaa, että tehtävien ja toiminnan organisointia sekä organisaatiorakenteita valmisteltaessa pidetään mukana koko ajan henkilöstönäkökulma.

Henkilöstösuunnitteluprosessin käynnistämisen tarkoituksena uusien viranomaisten valmisteluvaiheessa on ollut se, että kaikkiin ELYihin ja aluehallintovirastoihin saadaan alueiden tarpeiden mukainen, oikeudenmukaisesti resursoitu, henkilöstön työhyvinvoinnista huolehtiva, kansalais- ja asiakaslähtöisesti, tehokkaasti ja tuloksellisesti toimiva sekä osaava ja asiantunteva aluehallinto. Tavoite on hyvin haasteellinen ja pitää sisällään uudelle aluehallinnolle asetetut tavoitteet.

Henkilöstösuunnitelmat hyväksytään uusissa virastoissa. Kuten henkilöstöjohtaja Matti Hermunenkin artikkelissaan 2/2009 toteaa, jatkossa henkilöstösuunnitteluprosessi ja sen apuvälineet nivoutuvat kiinteäksi osaksi ELYjen ja AVIen tulosohjausprosessia. Tätä helpottaa se, että pitemmällä aikavälillä virastot pystyvät löytämään enemmän synergioita ja hyödyntämään erilaista osaamista.

Aluehallintoon kohdistuu huomattavan suuret tuottavuustavoitteet. Myös eläköityminen tulee olemaan merkittävää, vuosien 2010-2015 aikana on hankkeessa tehtyjen selvitysten mukaan jäämässä eläkkeellä tai saavuttaa 64 vuoden iän noin 1100 henkilöä. Tämä tarkoittaa lähes viidesosaa uusien viranomaisten henkilöstöstä. Myös näistä edellä todetuista syistä henkilöstösuunnittelun merkitys korostuu ja se tulee kytkeä tiiviisti yhteen tuottavuustavoitteiden toteuttamisen kanssa. Esimerkiksi aluehallintovirastoille ollaan laatimassa oma tuottavuusohjelma vuosille 2010-2015. Tavoitteena on toteuttaa aluehallintovirastoille kohdennetut henkilötyövuosivähennykset hanke- ja toimenpidelähtöisesti kehittämällä toimintaa suunnitelmallisesti ja noudattaen kestävän tuottavuuden (KeTu) periaatteita.

Henkilöstökysely uudistuksesta

ALKU-hanke toteutti henkilöstökyselyn uudistuksessa mukana olevien kuuden aluehallintoviranomaisen henkilöstölle ensimmäisen kerran viime kesänä. Kysely on nyt joulukuussa menossa uudestaan. Kyselyllä on tarkoitus saada tietoa siitä, miten henkilöstö on kokenut saaneensa tietoa uudistuksen valmistelusta, miten muutosjohtamisessa on onnistuttu ja miten henkilöstön vaikutusmahdollisuuksista on huolehdittu.

Kesäkuussa kyselyyn vastasi 35 prosenttia henkilöstöstä. Tuolloin epävarmuustekijöitä oli paljon ja odoteltiin vielä joitakin poliittisia linjauksia. Tuolloin suurin osa vastaajista kertoi saaneensa riittävästi tai ainakin jonkin verran tietoa muutoksesta, mutta uudistuksen vaikutuksista tiedon saannin arviot olivat heikommat. Tämäkin ALKU-henkilöstökyselyn tulos tukee sitä tosiasiaa, että muutoksen onnistuneen läpiviennin edellytys on, että vastaukset muutoksen peruskysymyksiin ovat selvillä ja kirkkaat: Miksi muutos tehdään? Miten minun tai meidän käy? Mihin olemme menossa?

Virastoissa työyhteisöjen ilmapiiri oli vastaajista yli 80 prosentin mukaan pysynyt ennallaan. Tulosten perusteella näyttää siltä, että niissä virastoissa, joissa työilmapiiri on ollut alun perin hyvä, ei huononnusta ole tapahtunut tai ainakin muutokseen suhtaudutaan myönteisemmin kuin muualla.

Useimmat kertoivat myös voivansa keskittyä työhönsä muutoksen keskellä. Noin kaksi kolmannesta vastaajista oli sitä mieltä, että tehtävien hoidon edellytykset sekä oma asema pysyvät ennallaan muutoksesta huolimatta. Mutta huomioitava on myös se, että kolmannes koki, että tehtävien hoidon edellytykset ja oma asema heikkenee.

Myönteisiä tuloksia saatiin muutoksen johtamisesta ja lähiesimiestyöstä. Yli 80 prosenttia vastasi, että on ollut mahdollisuus pohtia riittävästi tai ainakin jonkin verran uudistuksen vaikutuksia omalta kohdalta. Tähän myönteiseen tulokseen on mitä todennäköisimmin vaikuttanut se, että jokaisen henkilön kanssa on tullut käydä muutoskeskustelu.

ALKU-hankkeen kireä aikataulu sai paljon kielteistä palautetta, ja se on osaltaan aiheuttanut lisähaastetta muutoksen johtamiselle. Henkilöstön tasapuolisen ja samanaikaisen tiedon saannin mahdollistaja on ollut hankkeen sisäinen tiedotuskanava, ALKUintra.

Kyselyn tuloksia on pyritty hyödyntämään kuluneen syksyn aikana tapahtuneessa valmistelussa ja työssä niin valtakunnallisesti kuin alueellisestikin. Vastaukset ovat olleet virastokohtaisesti käytettävänä. Muutos ei ole valmis eikä ohi vuoden vaihteessa, jolloin uudet viranomaiset aloittavat toimintansa. Onkin jo sovittu, että kysely toistetaan siirtymäkauden aikana ja näin voidaan seurata henkilöstön tuntemuksia.

Myös hankkeen onnistumista arvioidaan henkilöstön näkökulmasta

Tampereen yliopiston kanssa on tehty sopimus hankkeen ulkopuolisesta, riippumattomasta arvioinnista. Arvioinnin kohteena on valtion aluehallinnon uudistamishankkeen valmistelu- ja toimeenpanovaihe vuosina 2008-2011.

Hankkeen arviointi kohdistuu sen valmisteluun ja tavoitteisiin sekä toteuttamiseen ja soveltuvin osin vaikutuksiin: Tehdäänkö ja onko tehty oikeita asioita, seuraako uudistuksesta toivottuja asioita jne. Yhtenä arviointiteemana on henkilöstön huomioiminen uudistuksen valmistelussa ja toteuttamisessa.

Arvioinnin lähtökohdan muodostavat hankkeelle asetetut tavoitteet, mutta myös tutkimustuloksiin perustuvat tiedot palvelujen järjestämisen ja aluekehittämisen mahdollisuuksista ja vaikutuksista. Arvioinnin ensimmäinen väliraportti on odotettavissa jo heti alkuvuodesta. Arvioinnin loppuraportti tulee myös sisältämään ehdotukset hankkeen vaikutusarvioinnista vuosina 2011-2014.

Anu Nousiainen
Neuvotteleva virkamies, VM

Tulostettava versio