Onko ydintoiminta-analyysistä hyötyä kun jostain pitäisi luopua?

Onko ydintoiminta-analyysistä hyötyä, kun tehtävät pitäisi panna tärkeysjärjestykseen ja jostakin pitäisi luopuakin, kysyi päätoimittaja Teuvo Metsäpelto TEM:n Kalle J Korhoselta ja Tapio Laamaselta.

Ydintoiminta-analyysi on yksi osa TEM 2010 -ohjelmaa, jossa kehitetään työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalaa kokonaisuutena. Ohjelman tarkoituksena on löytää synergioita, kehittää rakenteita ja samalla pitää mielessä tuottavuustavoitteet.

- Ohjelmassa on kolmen tyyppisiä hankkeita: ydintoiminta-analyyseja, joissa määritellään organisaation ydintoiminnot sekä arvioidaan resurssien kohdistuminen näille toiminnoille, strategisia arviointeja, joissa katsotaan onko yksikkö strategisesti elinvoimainen sekä synergia-analyyseja, joissa katsotaan, minkä kaikkien organisaatioiden pitäisi tehdä nykyistä tiiviimpää yhteistyötä. Myös sitä arvioidaan, pitäisikö joitain organisaatioita jopa yhdistää. Vastaavanlaisia synergia-arviointeja on tehty jo aikaisemminkin, mm. Matkailun edistämiskeskuksessa, MEKissä ja Invest in Finlandissa, kertoo alivaltiosihteeri Kalle J Korhonen.

Mitä tästä prosessista olisi opittavaa?

- Olennaista oli toimintaympäristön arviointi. MEK oli aiemmin vastannut lähes yksin koko matkailun edistämisestä, mutta pikku hiljaa tuli muita toimijoita, jotka hoitivat osan MEKin työstä. Jouduttiin miettimään, mitkä ovat sellaisia tehtäviä, joissa on lisäarvoa ja mitkä ovat päällekkäisiä tehtäviä. Matkailustrategiassa katsottiin, mitä on tapahtunut ja mitä pitää tehdä. Se avasi MEKille uuden näköalan, Korhonen sanoo ja muistuttaa, että kaikkien organisaatioiden pitäisi katsoa, mitä toimintaympäristössä on tapahtunut, mitä muut ovat alkaneet tehdä, mikä meidän roolimme on, mitä voimme tuoda tähän kokonaisuuteen ja miten voidaan strategisella kumppanuudella hoitaa asioita tehokkaammin kuin tekemällä kaikki itse.

Miten asiat pitää valmistella ja toteuttaa, että ihmiset voivat luopua tehtävistä, jotka ovat muodostuneet rakkaiksi? Auttaako ydintoiminta-analyysi ja siihen perustuva argumentointi siinä vaiheessa kun siirrytään käytännön toteutukseen?

- TEM:ssä katsottiin ensin, mistä tukitoiminnoista voitaisiin luopua, mitä tehtäviä voitaisiin koota yhteen ja miten menetellään niiden tehtävien osalta, jotka eivät ole tyypillisiä ministeriöön kuuluvia tehtäviä. Tämän arvion pohjalta tarkistettiin ministeriön organisaatiota ja siirrettiin eräitä tehtäviä alaiseen hallintoon.  Jatkossa on tarkoitus käynnistää koko ministeriötä koskeva arviointi ja sen sekä edellä todetun ydintoimintoanalyysin perusteella päätetään jatkotoimenpiteistä. Tällöin joudutaan arvioimaan myös niitä substanssitehtäviä, joista on tarpeen luopua, jotta voidaan keskittyä tärkeimpien substanssitehtävien hoitamiseen. Tässä työssä keskeisenä viitekehyksenä on ministeriön konsernistrategia. Korostamme, että tarkoituksena on kriittisesti tarkastella, mitä oikeasti tehdään, vastaa Korhonen.

Tapio Laamasen, joka työskentelee hallinnonalan ohjaus- ja rakenteet ?ryhmässä, mukaan talossa hyväksyttiin aika hyvin nuo lähtökohdat ja tuotiin avoimesti esiin mitä tehtäviä itse kunkin yksikössä oli. Mitään väkivaltaa ei tehty eikä etukäteen määritelty, mitkä ovat operatiivisia ja mitkä ydintoimintojen mukaisia tehtäviä.

Se on varmasti motivoivaa, että ne jotka työn tekevät pääsevät sitä myös arvioimaan. Oletteko itse joutuneet joskus luopumaan jostain tehtävästä?

- Nykyisessä työssäni ei ole vielä ehditty luopumaan mistään, kun on rakennettu ihan uutta, mutta kai sekin tulee eteen kun maailma muuttuu. Mutta jos ajattelen aikaisempaa elämääni niin toki. Esimerkiksi yrityspolitiikassa painotukset ovat muuttuneet niin, että tehtäviä on siirretty ministeriöstä kokonaan muualle ja ministeriön osuus on jäänyt pienemmäksi. Tehtäviä siirrettiin aluetasolle, ja asioita delegoitiin hyvin pitkälle, yhtenä esimerkkinä TE-keskukset, Korhonen muistelee.

Hän pitää myös jokapäiväiseen johtamiseen liittyvänä asiana sitä, että jonkun ryhmän tai alaisen kanssa laitetaan kaikki tehtävät riviin ja sovitaan yhdessä, mitkä tehtävät jätetään tekemättä, mitkä tehdään "puolilla valoilla" ja mitkä yritetään hoitaa. Hän pitää kuitenkin ongelmana sitä, että jotkut haluavat tehdä kaiken "110-prosentttisesti" ja sitten väsyvät oman kunnianhimonsa takia.

Mikä näitä yksilöitä auttaisi, jotka ovat todella sitoutuneita työhönsä ja saavat siitä tyydytyksen? Auttaisiko se, jos he olisivat tehneet hyvin monenlaisia töitä eri osastoilla tai yksiköissä?

Korhosen mukaan varmaan sekin saattaisi auttaa, jos olisi joutunut tekemään hyvin monenlaisia tehtäviä.

- Ydintoiminta-analyysi voi toimia myös ihan yksilötasolla. Olisi hyvä miettiä, mitkä ovat minun henkilökohtaisia ydintoimintojani. Se ehkä osaltaan muuttaa ajattelutapaa, Laamanen puolestaan vastaa.

Voisiko sanoakin, että tämän tyyppisiä asioita ei helposti sisäistetä eikä mietitä, mitä tämä oikeasti minun työni ja tehtävieni kannalta tarkoittaa?

- Jos se menisi näin oman oivalluksen kautta: Minulla on tässä nämä työt ja nämä ovat näistä tärkeimmät, ja juuri näillä päästään tavoitteisiin, Korhonen aloittaa ja Laamanen jatkaa:

- Kun tietää, että johto on hyväksynyt tällaisen ydintoiminta-ajatuksen ja pitää sitä tärkeänä, niin tulee ikään kuin lupakin etsiä niitä tärkeitä kohtia.

Kuinka hyvin ihmiset katselevat eteenpäin? Jos näin olisi, se mahdollistaisi myös liikkumisen tai uran vaihtamisen.

TEM:ssä on käynnissä konsernin puitteissa johtamiskoulutusohjelma, jonka keskeisenä teemana on muutosjohtaminen ja mm. pyrkimys yhdenmukaiseen konsernin toimintatapaan.

- Johtamiskoulutusohjelmassamme on mukana henkilöitä ministeriöstä, Finnverasta, Finprosta, Tekesistä, TE-keskuksista, VTT:stä (Valtion teknillinen tutkimuskeskus) ja GTK:sta (Geologian tutkimuskeskus). Ohjelmasta voisi olla apua myös liikkumiseen: esimerkiksi Tekesistä yksikön johtaja voisi parin vuoden kuluttua mennä Finnveraan vetämään jotain yksikköä ja tulla vaikka ministeriöönkin välillä. Se voisi myös auttaa positiiviseen tietokierrätykseen tässä porukassa, Korhonen pohtii.

Korhosen mielestä myös koko valtionhallinnon konsernimaiselle ajattelutavalle on tilausta. Hän toivoo, että se kehittyisikin. Esimerkiksi yhteiset asiankäsittelyjärjestelmät ym. olisivat tervetulleita.

Onko valtiolla jo liikaa kehittämistä tai uudistamista?

- Nyt viimeisen parin vuoden aikana on ollut riittävästi, kun ministeriötä on rakennettu, ELY-hässäkkä menossa ja juuri saatiin TE-keskukset uudelleen organisoitua. Mutta muuten sanoisin melkeinpä niin päin, että kehittämistä on yleisesti kaiken kaikkiaan liian vähän.

- Työajanseurannan mukaan TEM:ssä tehdään monessa yksikössä vähän liikaakin töitä, mutta kun katsoo henkilöstöbarometrin tuloksia voi todeta, että työn määrä ja henkilöstön tyytyväisyys eivät ole aina ristiriidassa keskenään. Jos on motivoitunutta porukkaa ja työ on motivoivaa, sitä ei koeta samalla tavalla raskaaksi kuin jos asia olisi toisin päin. Työstä saadaan pikemminkin energiaa. Mutta täytyy silti toppuutella, ettei tehdä liikaa. Tavoitteena tulisikin pitää sitä, että normaalitilanteessa tehtävät pitäisi pystyä mitoittamaan siten, että ne tulee tehtyä suurin piirtein tavanomaisen työajan puitteissa, Korhonen sanoo.

Leena-Maija Jyllikoski
VM, viestintä

Tulostettava versio